Conformità del controllo dei precedenti
Questo articolo fornisce un riepilogo dei principali requisiti per il completamento dei controlli di base stabiliti dalla legge federale. Ulteriori standard possono essere stabiliti dai singoli stati e dalle municipalità locali. L’agenzia statale o locale per la tutela dei consumatori o il Procuratore Generale dello Stato possono fornire informazioni dettagliate sulle leggi in vigore nel loro Stato.
Fair Credit Reporting Act
Il Fair Credit Reporting Act (FCRA) è una legge federale che promuove l’accuratezza, l’equità e la privacy delle informazioni sui consumatori contenute negli archivi delle agenzie di segnalazione dei consumatori. Queste agenzie comprendono gli uffici di credito, le società di informazioni mediche e le aziende che si occupano della selezione degli inquilini. Le tre agenzie di segnalazione dei consumatori più conosciute negli Stati Uniti sono Equifax, TransUnion ed Experian. Tra le altre organizzazioni che utilizzano queste informazioni ci sono banche, cooperative di credito e compagnie assicurative che valutano il rischio per un prestito o una copertura.
L’FCRA regola le modalità di raccolta e vendita dei dati da parte delle agenzie di informazioni creditizie. Originariamente approvato nel 1970, le linee guida sono state ampliate nel 1996. Tutte le aziende, a prescindere dalle loro dimensioni o dalla loro forma, devono attenersi agli standard del FCRA se utilizzano qualsiasi forma di controllo dei precedenti. La Federal Trade Commission (FTC) è l’autorità principale per l’applicazione del FCRA.
Per effettuare un’indagine sul passato di un potenziale candidato sono necessari due documenti. Il primo è la notifica della possibilità di ottenere un rapporto di controllo dei precedenti personali per l’assunzione o per altri scopi consentiti. Il secondo è un’autorizzazione da parte del candidato all’assunzione che acconsente all’esecuzione del controllo dei precedenti. Le informazioni contenute in un rapporto di consumo non possono essere fornite a nessuno che non abbia uno scopo specificato nel FCRA.
Diritti dei consumatori
Ecco un elenco dei principali diritti di una persona ai sensi del FCRA. Questi diritti costituiscono il quadro di riferimento per le disposizioni e le linee guida del FCRA.
- You must be told if information in your file may be used against you.
- You have the right to know what is in your file.
- You have the right to ask for a credit score, where applicable
- You have the right to dispute incomplete or inaccurate information.
- Consumer reporting agencies must correct or delete inaccurate, incomplete or unverifiable information.
- Consumer reporting agencies may not report outdated negative information.
- Access to your file is limited.
- You must give your consent for reports to be provided to employers.
- You may seek damages from violators.
- Identity theft victims and active duty military have additional rights.
- Consumers have the right to obtain a security freeze on their credit reports
L’importanza dell’uguaglianza
Le decisioni di assunzione non possono essere basate su razza, etnia, sesso, religione, età o qualsiasi altra classe protetta. Un’azienda deve sviluppare linee guida scritte per ottenere rapporti sui precedenti in modo uniforme in base ai requisiti della posizione aperta e non in base a considerazioni demografiche soggettive.
Alcuni stati e giurisdizioni locali hanno leggi che vietano i rapporti di credito o altre domande “a scatola chiusa” per le persone con precedenti penali o l’uso di rapporti di credito a fini occupazionali, a seconda del ruolo del richiedente. A seconda dello Stato, i precedenti penali risalenti a più di 7 anni fa possono essere esclusi dai rapporti dei consumatori.
Gli Stati hanno leggi diverse che consentono alle aziende di effettuare determinati tipi di controlli in base alla posizione o al titolo di una persona. Ad esempio, in California il disegno di legge 22 (settembre 2011) vieta ai datori di lavoro di utilizzare il credito al consumo per prendere decisioni di assunzione. Si tratta in parte di un’eredità della crisi del 2008, che ha lasciato senza lavoro molti dipendenti qualificati. Questo esempio ci ricorda di conoscere le leggi e le linee guida statali e locali in materia di controllo dei precedenti.
Regole di divulgazione
Anche le regole di divulgazione variano da uno stato all’altro. In alcuni Stati, le aziende sono tenute a rilasciare i risultati al candidato se richiesti al momento dell’autorizzazione. In base all’FCRA, se potresti prendere una decisione negativa sulla base dell’intero rapporto o di una parte di esso, devi fornire al candidato un avviso di azione preventiva, una copia del rapporto e una copia del riepilogo dei suoi diritti. Poiché le informazioni contenute in questi rapporti includono la verifica dell’identità, i dati biografici, i precedenti di guida e altre informazioni pubbliche o private che potrebbero essere imprecise, il richiedente ha il diritto legale di contestare qualsiasi fatto.
La legge prevede un periodo di tempo ragionevole, spesso 5 giorni lavorativi, entro il quale il datore di lavoro deve inviare un avviso di azione negativa al candidato. La lettera di comunicazione di azione negativa spesso indica che il datore di lavoro rinuncia all’offerta di lavoro ed è richiesta anche un’altra formulazione legale. Se il richiedente notifica al CRA l’intenzione di contestare la segnalazione, il CRA ha 30 giorni di tempo per indagare nuovamente sulla segnalazione e inviare le sue conclusioni sia al datore di lavoro che al richiedente.
Effettuare un controllo dei precedenti dei candidati può essere un’attività rischiosa per i datori di lavoro che non dispongono di competenze interne in questo settore. Negli ultimi 10 anni, le aziende hanno pagato più di 300 milioni di dollari per risolvere le richieste di risarcimento legate a violazioni dei controlli di base. Per questo motivo molte aziende si rivolgono a società terze specializzate in controlli dei precedenti personali e che dispongono di una copertura assicurativa per evitare potenziali responsabilità.
Link utili
Ecco alcuni link che ti aiuteranno a tenerti aggiornato sulle leggi e sulle pratiche relative ai controlli dei precedenti:
Dalla verifica dell’identità alla ricerca di precedenti penali, è importante evitare violazioni durante i controlli sul background dei candidati. Per maggiori informazioni sui nostri
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