Conformité de la vérification des antécédents
Cet article résume les principales exigences en matière de vérification des antécédents, telles qu’elles sont définies par la loi fédérale. Des normes supplémentaires peuvent être fixées par les États et les municipalités. L’agence nationale ou locale de protection des consommateurs ou le procureur général de l’État peuvent fournir des informations détaillées sur les lois en vigueur dans leur État.
Loi sur l’information loyale en matière de crédit
Le Fair Credit Reporting Act (FCRA) est une loi fédérale qui promeut l’exactitude, l’équité et la confidentialité des informations sur les consommateurs contenues dans les fichiers des agences de renseignements sur les consommateurs. Ces agences comprennent les agences d’évaluation du crédit, les sociétés d’information médicale et les entreprises qui effectuent des vérifications sur les locataires. Les trois agences les plus connues aux États-Unis sont Equifax, TransUnion et Experian. Parmi les autres organisations qui utilisent ces informations, citons les banques, les coopératives de crédit et les compagnies d’assurance qui évaluent les risques liés à l’obtention d’un prêt ou d’une couverture.
Le FCRA réglemente la manière dont les agences d’évaluation du crédit peuvent collecter et vendre des données. Adoptées à l’origine en 1970, les lignes directrices ont été élargies en 1996. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur forme, doivent respecter les normes de la FCRA si elles utilisent une quelconque forme de vérification des antécédents. La Federal Trade Commission (FTC) est la principale autorité chargée de l’application de la FCRA.
L’enquête sur les antécédents d’un candidat potentiel nécessite deux documents. Le premier est une notification indiquant qu’un rapport de vérification des antécédents peut être obtenu en vue d’un emploi ou à toute autre fin autorisée. Le second est une autorisation du candidat à l’emploi, qui accepte qu’une vérification de ses antécédents soit effectuée. Les informations contenues dans un rapport de consommation ne peuvent être fournies à quiconque n’ayant pas un objectif spécifié dans le FCRA.
Droits des consommateurs
Voici une liste des principaux droits d’une personne en vertu du FCRA. Ces droits établissent le cadre des dispositions et des lignes directrices du FCRA.
- You must be told if information in your file may be used against you.
- You have the right to know what is in your file.
- You have the right to ask for a credit score, where applicable
- You have the right to dispute incomplete or inaccurate information.
- Consumer reporting agencies must correct or delete inaccurate, incomplete or unverifiable information.
- Consumer reporting agencies may not report outdated negative information.
- Access to your file is limited.
- You must give your consent for reports to be provided to employers.
- You may seek damages from violators.
- Identity theft victims and active duty military have additional rights.
- Consumers have the right to obtain a security freeze on their credit reports
Importance de l’égalité
Les décisions d’embauche ne peuvent être fondées sur la race, l’origine ethnique, le sexe, la religion, l’âge ou toute autre classe protégée. Une entreprise doit élaborer des lignes directrices écrites pour obtenir des rapports d’antécédents de manière uniforme en fonction des exigences du poste à pourvoir, et non de considérations démographiques subjectives.
Certains États et juridictions locales disposent de lois interdisant les rapports de solvabilité ou d’autres questions de type « ban the box » pour les personnes ayant des antécédents criminels ou l’utilisation de rapports de solvabilité à des fins d’emploi, en fonction du rôle du candidat. Selon l’État, les casiers judiciaires datant de plus de 7 ans peuvent être exclus des rapports sur les consommateurs.
Les États disposent de différentes lois qui autorisent les entreprises à effectuer certains types de vérifications des antécédents en fonction du poste ou du titre de la personne. Par exemple, en Californie, la loi 22 (septembre 2011) interdit aux employeurs d’utiliser le crédit à la consommation pour prendre des décisions d’embauche. Il s’agit en partie d’un héritage de la crise de 2008 qui a laissé de nombreux employés qualifiés sans emploi. Cet exemple vous rappelle qu’il est nécessaire de vous familiariser avec les lois et les directives locales et nationales relatives à la vérification des antécédents.
Règles de divulgation
Les règles de divulgation varient également d’un État à l’autre. Dans quelques États, les entreprises sont tenues de communiquer les résultats au candidat lorsqu’il en fait la demande au moment de l’autorisation. En vertu du FCRA, si vous êtes susceptible de prendre une décision défavorable sur la base de tout ou partie du rapport d’antécédents, vous devez fournir au candidat une notification préalable à l’action défavorable, une copie du rapport et une copie du résumé de ses droits. Étant donné que les informations contenues dans ces rapports comprennent la vérification de l’identité, des détails biographiques, le dossier de conduite et d’autres informations publiques ou privées qui pourraient être inexactes, le demandeur a le droit de contester les faits.
La loi prévoit un délai raisonnable, souvent cinq jours ouvrables, pour l’envoi par l’employeur d’une notification de mesure défavorable au candidat. Cette lettre indique souvent que l’employeur annule son offre d’emploi, et d’autres termes juridiques sont également requis. Si le demandeur informe l’ARC de son intention de contester le rapport, l’ARC dispose de 30 jours pour réexaminer le rapport et renvoyer ses conclusions à l’employeur et au demandeur.
La vérification des antécédents d’un candidat peut s’avérer risquée pour les employeurs qui ne disposent pas d’une expertise interne dans ce domaine. Au cours des dix dernières années, les entreprises ont payé plus de 300 millions de dollars pour régler des réclamations liées à des violations des règles de vérification des antécédents. C’est pourquoi de nombreuses entreprises travaillent avec une société tierce spécialisée dans la vérification des antécédents, qui dispose également d’une couverture d’indemnisation pour éviter toute responsabilité potentielle.
Liens utiles
Voici quelques liens qui vous aideront à vous tenir au courant des lois et des pratiques relatives à la vérification des antécédents :
De la vérification de l’identité à la recherche de casiers judiciaires, il est important d’éviter les infractions lors de la vérification des antécédents des candidats. Pour plus d’informations sur nos
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