本指南阐述了雇主在背景调查合规方面需要了解的内容，包括《公平信用报告法》（FCRA）的要求、美国平等就业机会委员会（EEOC）的背景调查指南、不利行动程序、“禁止问及犯罪记录”法律，以及影响筛查适用时机和方式的各州具体规定。
如果贵组织依赖雇前背景调查，那么这个实用的框架正是您降低法律风险、做出更明智招聘决策所需要的。
Key Takeaways
《公平信用报告法》（FCRA）背景调查合规要求：雇主必须采取的措施
《公平信用报告法》（FCRA）是一部联邦法律，旨在促进消费者报告机构收集和共享的消费者信息的准确性、公平性和隐私保护。
消费者报告机构可能包括征信机构、租户背景调查公司、医疗信息公司以及就业背景调查服务提供商，具体取决于所编制报告的类型。
当雇主向第三方筛查公司委托进行背景调查时，该报告通常被视为《公平信用报告法》（FCRA）下的消费者报告，而筛查服务提供商则被视为消费者报告机构。
这正是触发雇主必须遵守的信息披露、授权及不利措施要求的因素。 换言之，背景调查的合规性不仅关乎报告中显示的内容，还涉及在招聘过程中如何申请、披露和使用该报告。
《公平信用报告法》（FCRA）还限制了谁可以接收消费者报告信息；一般而言，只有在法律允许的正当目的存在时，才能提供该报告。
就业背景调查算不算消费者报告？
在大多数就业场合中，是的。 如果雇主通过第三方公司获取犯罪记录、就业经历、教育背景、信用信息或其他筛选数据，用于招聘、留用、晋升或岗位调整的决策，根据《公平信用报告法》（FCRA）的规定，该报告从技术上讲属于“消费者报告”，而提供方则属于“消费者报告机构（CRA）”。 这意味着，雇主在委托获取报告之前和之后，都必须遵守联邦背景调查的法律要求。
背景调查前——信息披露与授权
在订购报告之前，雇主必须提供一份清晰、独立的披露文件，告知应聘者或员工可能会出于雇佣目的获取消费者报告，并且必须获得书面授权。 美国联邦贸易委员会（FTC）对此有明确规定：该披露声明必须以独立文件的形式呈现，且该文件仅包含披露声明本身，不得掺杂任何无关的豁免条款、免责声明或额外政策条款。这是雇主背景调查政策中最常见的违规点之一。
这绝非一个仅涉及技术细节、对现实世界毫无影响的问题。2017年，好市多（Costco）在一场诉讼中同意支付250万美元的和解金，该诉讼指控其背景调查披露表格未满足《公平信用报告法》（FCRA）的独立披露要求。 对雇主而言，其中的教训很明确：即使背景调查本身合法，但如果披露表格中包含无关内容，仍可能引发集体诉讼风险。正因如此，披露和授权环节应与报告本身一样受到同等重视。
《公平信用报告法》（FCRA）不利行动的3步流程
第一步：采取不利措施前的通知函
在做出最终决定之前，雇主应向应聘者或员工提供：
- 一份《消费者报告》的副本，
- 《〈公平信用报告法〉赋予您的权利概要》一份，
- 在决定最终生效之前，应明确规定当事人对相关信息作出回应或提出异议的截止期限。
信息披露规则在各州之间也可能有所不同，部分州要求雇主在候选人授权时提出请求，须向其提供背景调查结果。
这一步往往是许多技术性违规行为发生的地方。这对雇主而言，一个重要的实践启示是：背景调查的合规工作应在使用报告之前就开始，并贯穿随后的每一项通知。
第 2 步：等待期
在发出“采取不利行动前的通知函”后，雇主应给予当事人合理的机会查阅报告并就不准确的信息提出异议。实际上，许多雇主将等待期定为五个工作日。这一步骤至关重要，因为在接受背景调查的人员必须在最终雇佣决定作出之前，有切实的机会对错误信息提出异议。
根据《公平信用报告法》（FCRA），求职者和雇员享有若干权利，包括：有权获知其档案中的信息是否可能被用于对其不利；有权了解档案中的内容；有权对不完整或不准确的信息提出异议；以及在向雇主提供报告前有权给予同意。 鉴于篇幅所限，此处不再赘述完整的消费者权利清单，雇主应查阅联邦贸易委员会（FTC）关于雇主背景调查的消费者建议，并确保其招聘流程中充分体现这些权利。
如果个人对报告中的信息提出异议，消费者信用报告机构通常有30天的时间进行重新调查并报告调查结果。
第3步：最终不利处分通知
如果雇主在等待期结束后仍决定维持该不利决定，则必须发送一份最终的不利行动通知。 该通知应说明正在根据该报告采取不利行动，提供消费者报告机构的名称、地址和电话号码，说明该机构并未作出该决定，并告知当事人有权对报告提出异议并申请另一份免费副本。
在“舒马赫诉SC数据中心”一案中，这一程序的重要性再次得到强调，该案的争议焦点在于，在申请人尚未正式收到报告且未获得回应机会之前，要约就被撤回了。
“7年追溯规则”
在背景调查合规方面，最容易被误解的内容之一就是所谓的“7年追溯规则”。 根据《公平信用报告法》（FCRA）的规定，某些类型的不利信息如果超过7年，通常不得报告。这通常包括未导致定罪的逮捕记录、民事判决、已清偿的税务留置权以及其他未导致定罪的不利信息。破产记录的处理方式不同，根据联邦法律，通常可在10年内予以报告。
联邦法规并未对刑事定罪的披露作出限制。在联邦层面，刑事定罪记录通常可以无限期披露，尽管许多州设定了更严格的限制。正因如此，雇主绝不应认为一项全国性规定就能解决所有合规问题。
此外还有一项重要的薪资例外规定。对于预计年薪为75,000美元或以上的职位，《公平信用报告法》（FCRA）中关于许多未定罪不利记录的7年限制期限不适用。
对于使用第三方背景调查服务商的雇主而言，实际的启示很简单：报告只是合规工作的一部分。围绕报告的整个流程同样重要。正因如此，许多组织都依赖 AIS 的雇前背景调查服务，以帮助建立符合合规要求的工作流程，同时减轻行政负担。
美国平等就业机会委员会（EEOC）与《民权法案》第七章背景调查合规要求
背景调查合规性不仅限于《公平信用报告法》（FCRA）。雇主还需了解美国平等就业机会委员会（EEOC）的背景调查指南以及《民权法案》第七章（Title VII）如何影响招聘过程中犯罪记录的使用。 关键问题不在于雇主是否可以考虑犯罪记录，而在于该政策是否得到公平、一致的执行，且其应用必须与工作相关并基于业务必要性。正因如此，背景调查合规性既需要合法的筛选流程，也需要一套能够经得起EEOC审查的招聘政策。
《第七条》对背景调查的要求
根据《第七章》和美国平等就业机会委员会（EEOC）的执法指南，雇主可以进行背景调查，但不得以构成非法歧视的方式使用犯罪记录。EEOC 强调了两大主要风险：
- 差异性待遇，即因受保护特征而对候选人给予不同对待，以及
- “差异性影响”，即一项中立的政策会不成比例地将受保护群体的成员排除在外。
这就是为什么一刀切的“无犯罪记录”政策存在风险。 如果雇主在未考虑犯罪行为的具体细节或岗位职责的情况下，自动排除所有有犯罪记录的人，该政策可能难以站得住脚。这体现了长期以来的原则：基于犯罪记录的决策应与岗位的实际风险挂钩，而非作为一刀切的排除标准来实施。
这就是为什么一刀切的“无犯罪记录”政策存在风险。 如果雇主在未考虑犯罪行为的具体细节或岗位职责的情况下，自动排除所有有犯罪记录的人，该政策可能难以站得住脚。这体现了长期以来的原则：基于犯罪记录的决策应与岗位的实际风险挂钩，而非作为一刀切的排除标准来实施。
“绿色因素”：对犯罪记录的个别评估
美国平等就业机会委员会（EEOC）关于使用犯罪记录的实务框架围绕以下3个因素构建，雇主在采取行动前应审查这些因素：
- 犯罪的性质和严重程度
- 自犯罪、违法行为或刑期届满以来所经过的时间
- 该记录与岗位职责之间的关系
这种个性化的审查有助于雇主摒弃“一刀切”的排除标准，转而做出更具说服力的招聘决策。此外，当背景调查是经过深思熟虑而非机械地进行时，这也符合背景调查为雇主带来的更广泛益处。
应避免的受保护特征
当背景调查揭示出与受保护特征（如年龄、国籍、怀孕状况、性取向、残疾、性别、宗教或种族）相关的信息时，雇主应格外谨慎。即使雇主从未打算使用这些信息，但如果后续的决策似乎与受保护特征有关，那么接触到这些信息仍可能带来风险。
美国平等就业机会委员会（EEOC）关于逮捕和定罪记录的指导资料明确指出，最稳妥的做法是仅关注与工作相关的信息，并采用一种结构化的流程，以限制对受保护信息的非必要接触。
这也是许多雇主依赖第三方背景调查合作伙伴和标准化审核工作流程的原因之一：这些措施有助于将关注点集中在与工作相关的调查结果上，同时减少对受保护信息的不必要接触。
“禁止打勾”法律与《公平竞争机会法案》
背景调查的合规性不仅涉及雇主可以筛查哪些内容，还涉及他们何时可以询问犯罪记录。这就是“禁止打勾”法律和《公平竞争机会法案》发挥作用的地方。这些规定并未完全禁止犯罪背景调查。 相反，它们限制了询问犯罪记录的时机，并且在许多司法管辖区，要求雇主必须等到招聘流程的后期——通常是在发出有条件录用通知之后——才能使用犯罪背景调查服务。
“禁止问罪记录”法律的要求
通俗来说，“禁止询问犯罪记录”法律旨在将犯罪记录相关问题从招聘的最初阶段剔除。在州和市一级，相关规定差异很大，但实际趋势很明确：许多雇主必须等到发出有条件录用通知后，才能询问犯罪记录或要求进行犯罪背景调查。
《公平就业竞争机会法案》（FCA）
在联邦层面，《公平竞争机会法》适用于联邦机构以及寻求联邦合同的私营公司。总体而言，该法禁止在发出有条件录用通知之前询问求职者的犯罪记录。
对于联邦承包商而言，这意味着应从求职申请表中删除有关犯罪记录的问题，在面试时不予询问，并应等到发出有条件录用通知的阶段再要求提供此类信息。
实施“禁止勾选”法律的州和城市
“禁止问罪”法律已不再仅限于少数几个司法管辖区。据“全国就业法律项目”统计，已有37个以上的州和150多个城市及县通过了某种形式的“公平机会”政策。
备受关注的司法管辖区包括加利福尼亚州、纽约市、科罗拉多州、马萨诸塞州和伊利诺伊州，这些地区均对何时可将犯罪记录纳入考量设定了实质性的时间或程序限制。下文的“各州情况”部分重点介绍了雇主应了解的最重要差异。
各州背景调查合规要求：雇主需知的关键要求
联邦法律规定了基本标准，但各州在背景调查合规方面的做法往往存在最大的法律差异。 对于在多个州开展业务的雇主而言，真正的挑战在于，背景调查的要求可能会因员工的工作地点而异，特别是在“禁止问及犯罪记录”的实施时机、信用调查限制、追溯期、社交媒体隐私规则以及“记录清零”法律等方面。
下表为工作摘要，仅供一般参考。由于背景调查的相关法律经常发生变化，在发布前应核实每个州的条目，且雇主在依据任何特定州的筛查规则之前，应咨询法律顾问。
注：本表仅为概览，仅供一般参考，发布前应予以核实。各州及地方关于背景调查的法律要求经常发生变化，雇主应就其所在管辖区的具体情况咨询法律顾问。
加利福尼亚州
加利福尼亚州因多项招聘规定可能同时适用，导致雇主面临全美最高的法律风险之一。雇主在同一招聘流程中，可能需要同时考虑《公平机会法》、《消费者调查报告机构法》（ICRAA）、非工作时间大麻使用保护规定，以及该州关于禁止询问薪资历史的规定。
对许多雇主而言，加利福尼亚州最能说明，为什么一项全国性的政策很少能解决所有与背景调查合规相关的问题。
纽约市
纽约市的《公平机会法》是全美最详尽的地方性公平机会法律之一。该法实际上设立了两阶段的背景调查要求：在发出有条件录用通知之前，严格限制雇主可询问的内容；而在完成犯罪记录审查后，若要采取不利措施，则必须遵循一套规范的程序。
在纽约市招聘的雇主不应认为仅遵守全州范围内的规定就足够了，因为该市的地方性要求往往会带来真正的合规风险。
伊利诺伊州
与许多其他州相比，伊利诺伊州的雇主面临着更为复杂的分析要求。根据《伊利诺伊州人权法》，雇主在采取不利措施之前，通常必须评估该定罪是否与工作有实质性关联；而在芝加哥地区，诸如《芝加哥行政命令》等地方性规定可能会增加另一层合规要求。
对于许多雇主而言，伊利诺伊州的关键不在于某一条具体规定，而在于始终如一地根据具体岗位情况作出判断。
雇主进行背景调查合规的最佳实践
请使用此检查清单，以加强背景调查的合规性，并建立一个更具说服力的筛选流程：
- 请使用一份不包含任何多余内容的独立《公平信用报告法》（FCRA）披露表格。
- 在申请任何背景调查之前，须先获得经签名的书面同意书。
- 对类似职位应始终如一地执行相同的背景调查政策。
- 在根据报告结果拒绝候选人之前，请先完成完整的3步不利行动流程。
- 请查阅各州和地方关于 “禁止勾选”政策实施时间、追溯规则以及信用调查限制的相关规定 。
- 应根据“格林因素”逐案评估犯罪记录，而非采用一刀切的排除规则。
- 与符合《公平信用报告法》（FCRA）要求的筛查服务提供商合作，以帮助降低服务提供商方面的合规风险，例如就业背景调查服务。
- 为留存记录之目的，应保留信息披露、同意及不利行动的记录。
- 由于背景调查相关法律经常发生变化，请每年审查并更新您的政策。
结语
背景调查合规并非一次性任务。雇主需要将联邦法规、美国平等就业机会委员会（EEOC）的指导意见、州和地方规定、信息披露义务以及不利行动程序纳入统一的招聘流程中进行管理。随着相关法律法规的不断演变，最稳妥的做法是将合规视为一个持续的工作流程，而非在委托出具报告后的最后一步。
对于希望获得额外支持的雇主，AIS 通过提供符合《公平信用报告法》（FCRA）要求的报告、信息披露和授权支持，以及与本文所述要求相符的不利行动流程指导，帮助使该工作流程更易于管理。AIS 还提供赔偿保险，以帮助降低服务提供商方面的合规风险。