Questa guida spiega cosa devono sapere i datori di lavoro sulla conformità in materia di controlli dei precedenti personali, compresi i requisiti della FCRA, le linee guida dell’EEOC sui controlli dei precedenti personali, la procedura relativa alle azioni sfavorevoli, le leggi “ban-the-box” e le norme specifiche di ogni stato che regolano quando e come si possono effettuare tali controlli.

Se la tua azienda ricorre alla selezione pre-assunzione, questo è il quadro operativo di cui hai bisogno per ridurre i rischi legali e prendere decisioni di assunzione più consapevoli.

Conformità alle norme FCRA in materia di controlli dei precedenti personali: cosa devono fare i datori di lavoro

Il Fair Credit Reporting Act (FCRA) è una legge federale pensata per garantire l’accuratezza, l’equità e la riservatezza delle informazioni sui consumatori raccolte e condivise dalle agenzie di valutazione del credito.
Tra le agenzie di valutazione del credito possono rientrare le agenzie di credito, le società di verifica degli inquilini, le società di informazioni mediche e i fornitori di servizi di verifica pre-assunzione, a seconda del tipo di rapporto che viene redatto.
Quando un datore di lavoro richiede un controllo dei precedenti a una società di screening di terze parti, quel rapporto viene generalmente considerato un rapporto sui consumatori ai sensi della FCRA, e il fornitore del servizio di screening viene considerato un’agenzia di informazioni sui consumatori.

È proprio questo che fa scattare gli obblighi di comunicazione, autorizzazione e adozione di provvedimenti disciplinari che i datori di lavoro devono rispettare. In altre parole, la conformità alle norme sui controlli dei precedenti non riguarda solo ciò che compare nel rapporto. Riguarda anche il modo in cui il rapporto viene richiesto, divulgato e utilizzato nel processo di assunzione.
La FCRA limita inoltre chi può ricevere le informazioni contenute nei rapporti sui consumatori; in generale, il rapporto può essere fornito solo quando sussiste uno scopo consentito dalla legge.

Il controllo dei precedenti lavorativi è un rapporto sul consumatore?

Nella maggior parte dei contesti lavorativi, sì. Se un datore di lavoro si avvale di una società terza per ottenere informazioni sui precedenti penali, sull’esperienza lavorativa, sul percorso formativo, sul merito creditizio o altri dati di screening ai fini delle decisioni relative all’assunzione, al mantenimento del posto di lavoro, alla promozione o alla riassegnazione, tale rapporto è tecnicamente un “rapporto sul consumatore” e il fornitore è un’“agenzia di informazioni sul consumatore (CRA)” ai sensi della FCRA. Questo significa che il datore di lavoro deve rispettare i requisiti legali federali in materia di verifica dei precedenti sia prima che dopo aver richiesto il rapporto.

Prima del controllo dei precedenti – Informativa e autorizzazione

Prima di richiedere il rapporto, i datori di lavoro devono fornire un’informativa chiara e autonoma in cui si comunica al candidato o al dipendente che potrebbe essere richiesto un rapporto sul consumatore a fini lavorativi, e devono inoltre ottenere un’autorizzazione scritta. La FTC è molto chiara su questo punto: l’informativa deve essere presentata in un documento che contenga esclusivamente l’informativa stessa, senza che vi siano inserite rinunce, liberatorie o altre clausole non attinenti. Questo è uno dei punti in cui più spesso si verificano problemi nelle politiche dei datori di lavoro relative ai controlli sui precedenti personali.

E non si tratta di un cavillo senza conseguenze concrete. Nel 2017, Costco ha accettato un accordo transattivo da 2,5 milioni di dollari in una causa in cui si sosteneva che il suo modulo di informativa sui controlli dei precedenti non soddisfacesse il requisito di informativa autonoma previsto dalla FCRA. Per i datori di lavoro, la lezione è chiara: anche se la verifica in sé è legale, un modulo di informativa che include formulazioni superflue può comunque esporvi al rischio di un’azione collettiva. Ecco perché l’informativa e l’autorizzazione meritano la stessa attenzione del rapporto stesso.

Il processo in 3 fasi per le azioni sfavorevoli ai sensi del FCRA

Fase 1: Lettera di preavviso di provvedimento sfavorevole

Prima di prendere la decisione definitiva, il datore di lavoro dovrebbe fornire al candidato o al dipendente:

• una copia del rapporto sul consumatore,
• una copia del documento “Riepilogo dei tuoi diritti ai sensi del Fair Credit Reporting Act”,
• un termine preciso entro il quale la persona interessata può rispondere o contestare le informazioni prima che la decisione diventi definitiva.

Le norme sulla divulgazione possono variare anche a seconda dello Stato, e alcuni Stati richiedono ai datori di lavoro di fornire i risultati del controllo dei precedenti al candidato, se richiesto al momento dell’autorizzazione.

È proprio in questa fase che si verificano molte violazioni tecniche. La lezione pratica per i datori di lavoro è che la conformità alle norme sui controlli dei precedenti penali inizia prima ancora che il rapporto venga utilizzato e prosegue in ogni comunicazione successiva.

Fase 2: Periodo di attesa

Dopo aver inviato la lettera di pre-provvedimento, il datore di lavoro dovrebbe concedere alla persona una possibilità ragionevole di esaminare il rapporto e contestare le informazioni inesatte. In pratica, molti datori di lavoro fissano il periodo di attesa a cinque giorni lavorativi. Questo passaggio è importante perché la persona sottoposta a controllo deve avere una reale opportunità di contestare gli errori prima che venga presa una decisione definitiva in merito all’assunzione.

I candidati e i dipendenti hanno diversi diritti ai sensi della FCRA, tra cui il diritto di essere informati se le informazioni contenute nel loro fascicolo potrebbero essere usate contro di loro, il diritto di sapere cosa c’è nel loro fascicolo, il diritto di contestare informazioni incomplete o inesatte e il diritto di dare il proprio consenso prima che i rapporti vengano forniti ai datori di lavoro. Invece di riportare qui l’elenco completo dei diritti dei consumatori, i datori di lavoro dovrebbero consultare i consigli della FTC sui controlli dei precedenti da parte dei datori di lavoro e assicurarsi che tali diritti siano rispettati nel loro processo di assunzione.

Se la persona contesta le informazioni contenute nel rapporto, l’agenzia di valutazione del merito creditizio ha in genere 30 giorni di tempo per riesaminare il caso e comunicare i risultati delle sue indagini.

Fase 3: Notifica finale di provvedimento sfavorevole

Se il datore di lavoro decide comunque di procedere con la decisione negativa dopo il periodo di attesa, deve inviare una comunicazione definitiva di provvedimento sfavorevole. Tale comunicazione deve specificare che la misura sfavorevole viene adottata sulla base del rapporto, fornire il nome, l’indirizzo e il numero di telefono dell’agenzia di valutazione del merito creditizio, spiegare che la decisione non è stata presa dall’agenzia e informare la persona del suo diritto di contestare il rapporto e di richiederne un’altra copia gratuita.

L’importanza di questo processo è stata nuovamente sottolineata nel caso Schumacher contro SC Data Center, in cui la controversia verteva sul ritiro di un’offerta prima che al richiedente fosse stata debitamente consegnata la relazione e gli fosse stata data la possibilità di rispondere.

La regola dei 7 anni

Uno degli aspetti più fraintesi della conformità alle norme sui controlli dei precedenti è la cosiddetta “regola dei 7 anni”. Secondo la FCRA, alcuni tipi di informazioni negative in genere non possono essere segnalate se risalgono a più di 7 anni fa. Di solito si tratta di arresti che non hanno portato a una condanna, sentenze civili, pignoramenti fiscali estinti e altre informazioni negative che non comportano una condanna. I dati relativi ai fallimenti vengono trattati in modo diverso e, in base alla legge federale, in genere possono essere segnalati per un massimo di 10 anni.

Ciò che la normativa federale non limita sono le condanne penali. A livello federale, le condanne possono generalmente essere segnalate a tempo indeterminato, anche se molti stati impongono limiti più severi. Ecco perché i datori di lavoro non dovrebbero mai dare per scontato che una sola normativa nazionale risolva ogni questione di conformità.

C’è anche un’importante eccezione per quanto riguarda lo stipendio. Per le posizioni con una retribuzione prevista pari o superiore a 75.000 dollari, il limite di 7 anni previsto dalla FCRA per molte informazioni negative non legate a condanne penali non si applica.

Per i datori di lavoro che si avvalgono di fornitori esterni per lo screening, la conclusione pratica è semplice: il rapporto è solo una parte del quadro di conformità. Il processo che sta dietro al rapporto è altrettanto importante. Ecco perché molte organizzazioni si affidano ai servizi di screening pre-assunzione di AIS per garantire flussi di lavoro conformi e ridurre al contempo gli oneri amministrativi.

Conformità alle norme dell’EEOC e del Titolo VII in materia di controlli sui precedenti personali

La conformità alle norme sui controlli dei precedenti penali non si limita alla FCRA. I datori di lavoro devono anche capire in che modo le linee guida dell’EEOC sui controlli dei precedenti penali e il Titolo VII influenzano l’uso dei precedenti penali nelle assunzioni. La questione fondamentale non è se un datore di lavoro possa prendere in considerazione i precedenti penali, ma se la politica venga applicata in modo equo, coerente e in modo che sia pertinente al lavoro e giustificata da esigenze aziendali. Ecco perché la conformità ai controlli dei precedenti penali richiede sia un processo di selezione legale sia una politica di assunzione in grado di reggere al vaglio dell’EEOC.

Cosa prevede il Titolo VII in materia di controlli sui precedenti personali

Ai sensi del Titolo VII e delle linee guida dell’EEOC in materia di applicazione della legge, i datori di lavoro possono effettuare controlli sui precedenti personali, ma non possono utilizzare i precedenti penali in modi che comportino una discriminazione illegale. L’EEOC evidenzia due rischi principali:

1. trattamento discriminatorio, in cui i candidati vengono trattati in modo diverso a causa di una caratteristica protetta, e
2. impatto discriminatorio, ovvero quando una politica neutra finisce per escludere in modo sproporzionato i membri di un gruppo protetto.

Ecco perché le politiche generiche che escludono chiunque abbia “precedenti penali” sono rischiose. Se un datore di lavoro esclude automaticamente chiunque abbia precedenti penali, senza considerare i dettagli del reato o le mansioni del ruolo, quella politica potrebbe essere difficile da difendere. Questo riflette il principio consolidato secondo cui le decisioni relative ai precedenti penali dovrebbero essere legate ai rischi effettivi del ruolo, non applicate come esclusioni generalizzate.

Ecco perché le politiche generiche che escludono chiunque abbia “precedenti penali” sono rischiose. Se un datore di lavoro esclude automaticamente chiunque abbia precedenti penali, senza considerare i dettagli del reato o le mansioni del ruolo, quella politica potrebbe essere difficile da difendere. Questo riflette il principio consolidato secondo cui le decisioni relative ai precedenti penali dovrebbero essere legate ai rischi effettivi del ruolo, non applicate come esclusioni generalizzate.

I fattori “verdi”: valutazione individuale dei precedenti penali

Il quadro operativo dell’EEOC sull’uso dei precedenti penali si basa su 3 fattori che i datori di lavoro dovrebbero valutare prima di prendere qualsiasi decisione:

1. La natura e la gravità del reato
2. Il tempo trascorso dal momento del reato, della condotta illecita o dal termine della pena
3. Il rapporto tra il documento e le mansioni del lavoro

Questo tipo di valutazione personalizzata aiuta i datori di lavoro ad abbandonare le esclusioni “uguali per tutti” e ad adottare decisioni di assunzione più giustificabili. Inoltre, va di pari passo con i vantaggi più ampi che i controlli sui precedenti offrono ai datori di lavoro, quando la selezione viene effettuata in modo ponderato anziché automatico.

Caratteristiche protette da evitare

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione quando un controllo dei precedenti rivela informazioni legate a caratteristiche protette come l’età, la cittadinanza, la gravidanza, l’orientamento sessuale, le disabilità, il genere, la religione o la razza. Anche se il datore di lavoro non ha mai avuto intenzione di usare quelle informazioni, il fatto stesso di venirne a conoscenza può comunque creare un rischio se una decisione successiva dovesse sembrare collegata a una di queste caratteristiche protette.

Le linee guida dell’EEOC in materia di arresti e condanne chiariscono che l’approccio più sicuro è quello di concentrarsi esclusivamente sulle informazioni relative al lavoro e di seguire una procedura strutturata che limiti l’esposizione non necessaria a dettagli protetti.

Questo è uno dei motivi per cui molti datori di lavoro si affidano a partner esterni specializzati nella selezione del personale e a flussi di lavoro standardizzati per la valutazione: aiutano a concentrarsi sui risultati rilevanti per il lavoro, riducendo al contempo l’esposizione non necessaria a informazioni riservate.

Le leggi “Ban-the-Box” e il Fair Chance to Compete Act

La conformità alle norme sui controlli dei precedenti penali non riguarda solo ciò che i datori di lavoro possono verificare, ma anche quando possono chiedere informazioni sui precedenti penali. È qui che entrano in gioco le leggi “ban-the-box” e il Fair Chance to Compete Act. Queste norme non vietano del tutto i controlli sui precedenti penali. Piuttosto, limitano il momento in cui si possono fare domande sui precedenti penali e, in molte giurisdizioni, obbligano i datori di lavoro ad aspettare una fase più avanzata del processo di assunzione, spesso dopo un’offerta condizionata, prima di ricorrere ai servizi di verifica dei precedenti penali.

Cosa prevedono le leggi “Ban-the-Box”

In parole povere, le leggi “ban-the-box” sono pensate per eliminare le domande sui precedenti penali fin dalle prime fasi del processo di assunzione. A livello statale e comunale, le regole variano molto, ma la tendenza pratica è chiara: molti datori di lavoro devono aspettare di aver fatto un’offerta condizionata prima di chiedere informazioni sui precedenti penali o di richiedere un controllo dei precedenti penali.

La legge sulle pari opportunità nella ricerca di lavoro (FCA)

A livello federale, la legge “Fair Chance to Compete Act” si applica alle agenzie federali e alle aziende private che si candidano per appalti federali. In generale, vieta di chiedere informazioni sui precedenti penali fino a quando non sia stata fatta un’offerta condizionata.

Per gli appaltatori federali, questo significa eliminare le domande sui precedenti penali dai moduli di candidatura, non farle durante i colloqui e aspettare fino alla fase dell’offerta condizionata prima di richiedere tali informazioni.

Stati e città con leggi “Ban-the-Box”

Le leggi “Ban-the-box” non si limitano più a poche giurisdizioni. Secondo il National Employment Law Project, più di 37 stati e più di 150 città e contee hanno adottato una qualche forma di politica a favore delle pari opportunità.

Tra le giurisdizioni più sotto i riflettori ci sono la California, New York City, il Colorado, il Massachusetts e l’Illinois, che impongono tutte restrizioni significative in termini di tempistiche o procedure riguardo a quando si può prendere in considerazione la fedina penale. La sezione qui sotto, dedicata a ogni singolo stato, mette in evidenza le differenze più importanti che i datori di lavoro dovrebbero conoscere.

Conformità alle norme sui controlli dei precedenti penali per Stato: requisiti fondamentali per i datori di lavoro

La legge federale stabilisce le linee guida di base, ma è proprio nel rispetto delle norme sui controlli dei precedenti penali a livello statale che spesso emergono le differenze giuridiche più significative. Per i datori di lavoro che operano in più stati, la vera sfida è che i requisiti per i controlli sui precedenti penali possono variare a seconda del luogo in cui lavorerà il dipendente, soprattutto per quanto riguarda i tempi relativi alla politica “ban-the-box”, le restrizioni sui controlli del credito, i periodi di retroattività, le norme sulla privacy dei social media e le leggi sul “clean slate”.

La tabella qui sotto è un riepilogo provvisorio da usare solo come orientamento generale. Dato che le leggi sui controlli dei precedenti cambiano spesso, ogni voce relativa a uno Stato dovrebbe essere verificata prima della pubblicazione, e i datori di lavoro dovrebbero consultare un consulente legale prima di fare affidamento su qualsiasi norma di screening specifica per uno Stato.

Nota: questa tabella è solo un riepilogo a scopo orientativo e va verificata prima della pubblicazione. I requisiti legali statali e locali in materia di controlli dei precedenti penali cambiano spesso, quindi ti consigliamo di consultare un legale per conoscere le norme specifiche della tua giurisdizione.

California

La California presenta alcuni dei rischi più elevati per i datori di lavoro a livello nazionale, poiché possono applicarsi contemporaneamente diverse norme in materia di assunzioni. I datori di lavoro potrebbero dover tenere conto del Fair Chance Act, dell’Investigative Consumer Reporting Agencies Act (ICRAA), delle tutele relative al consumo di cannabis fuori dall’orario di lavoro e del divieto statale di richiedere informazioni sulla storia salariale, il tutto all’interno dello stesso processo di assunzione.

Per molti datori di lavoro, la California è l’esempio più lampante del motivo per cui una politica nazionale raramente risolve tutti i problemi di conformità relativi ai controlli dei precedenti personali.

New York City

Il Fair Chance Act di New York City è una delle leggi locali sulla parità di opportunità più dettagliate di tutto il Paese. Di fatto, introduce un obbligo di verifica dei precedenti penali in due fasi, limitando fortemente le domande che i datori di lavoro possono fare prima di un’offerta condizionata e imponendo poi un processo strutturato prima che si possano intraprendere azioni sfavorevoli a seguito della verifica dei precedenti penali.

I datori di lavoro che assumono a New York City non dovrebbero dare per scontato che le norme statali siano sufficienti, perché spesso sono proprio i requisiti locali della città a rappresentare il vero rischio di non conformità.

Illinois

I datori di lavoro dell’Illinois devono affrontare un’analisi più complessa rispetto a molti altri stati. Ai sensi dell’Illinois Human Rights Act, i datori di lavoro devono generalmente valutare se una condanna sia sostanzialmente correlata al lavoro prima di intraprendere un’azione sfavorevole e, nell’area di Chicago, le norme locali, come l’ordinanza esecutiva di Chicago, possono aggiungere un ulteriore livello di conformità.

Per molti datori di lavoro, in Illinois non si tratta tanto di seguire una regola precisa, quanto piuttosto di applicare con coerenza il proprio giudizio in base al ruolo ricoperto.

Migliori pratiche per i datori di lavoro in materia di conformità ai controlli dei precedenti personali

Usa questa lista di controllo per migliorare la conformità alle procedure di verifica dei precedenti e creare un processo di selezione più solido:

1. Usa un modulo di informativa FCRA autonomo, senza frasi superflue.
2. Prima di richiedere qualsiasi verifica dei precedenti, assicurati di ottenere il consenso scritto firmato.
3. Applica la stessa politica di verifica dei precedenti in modo coerente per tutte le posizioni simili.
4. Completa l’intero processo in tre fasi relativo alle azioni disciplinari prima di scartare un candidato sulla base dei risultati della relazione.
5. Controlla i requisiti statali e locali relativi ai tempi di applicazione della politica “ban-the-box”, alle regole sul periodo di riferimento e alle restrizioni relative alla verifica della solvibilità.
6. Valuta i precedenti penali caso per caso, usando i “fattori Green” invece di regole di esclusione generiche.
7. Affidati a un fornitore di servizi di screening conforme alla FCRA che ti aiuti a ridurre i rischi di non conformità da parte dei fornitori, come ad esempio i servizi di verifica dei precedenti lavorativi.
8. Conserva i registri relativi alla divulgazione, al consenso e alle azioni negative a fini di documentazione.
9. Rivedi e aggiorna la tua politica ogni anno, perché le leggi sui controlli dei precedenti penali cambiano spesso.

Considerazioni finali

La conformità alle procedure di verifica dei precedenti non è un’attività da fare una volta sola. Richiede ai datori di lavoro di gestire i requisiti federali, le linee guida dell’EEOC, le norme statali e locali, gli obblighi di informativa e le procedure relative alle azioni sfavorevoli, il tutto nell’ambito di un processo di assunzione coerente. Dato che queste leggi continuano a evolversi, l’approccio più sicuro è considerare la conformità come un flusso di lavoro continuo, piuttosto che come un passo finale da compiere dopo aver richiesto un rapporto.

Per i datori di lavoro che desiderano un supporto aggiuntivo, AIS contribuisce a rendere il flusso di lavoro più gestibile grazie a reportistica conforme alla FCRA, assistenza in materia di informativa e autorizzazione, nonché indicazioni sulle procedure relative alle azioni negative in linea con i requisiti trattati in questo articolo. AIS offre inoltre una copertura assicurativa a indennizzo per aiutarti a ridurre il rischio di non conformità da parte dei fornitori.