Le buste paga, le lettere di assunzione e persino le dichiarazioni dei redditi presentate dal candidato stesso possono essere incomplete, alterate o false. Quando bisogna verificare l’occupazione o il reddito, affidarsi solo ai documenti forniti dal candidato può lasciare delle lacune importanti.

Il servizio “Income Verification Express” (IVES) dell’IRS è l’opzione, basata sul consenso, offerta dall’IRS per ottenere i dati fiscali relativi all’occupazione e al reddito direttamente dalla fonte. Per le organizzazioni che stanno valutando un servizio di verifica dell’occupazione, IVES offre un modo, basato sui dati dell’IRS, per confrontare le informazioni fornite con i dati fiscali, invece di affidarsi solo ai documenti presentati dal candidato.

IVES può integrare programmi di screening più ampi e i vantaggi dei controlli sui precedenti, fornendo alle organizzazioni un documento ufficiale dell’IRS da confrontare con le informazioni fornite dai candidati.

Questa guida spiega cos’è IVES, come funziona il processo, quali opzioni sono disponibili per le dichiarazioni dei privati e delle aziende, perché la verifica alla fonte da parte dell’IRS può essere più affidabile dei documenti inviati autonomamente, dove viene utilizzato IVES e perché AIS è in grado di fornire l’accesso al servizio.

Cos’è IVES e chi può usarlo?

IVES sta per “Income Verification Express Service”. È un programma dell’IRS basato sul consenso che permette alle aziende autorizzate che partecipano all’IVES di richiedere estratti fiscali e informazioni salariali dopo che il contribuente ha autorizzato la divulgazione.

Se stai cercando informazioni su cosa sia la verifica dell’impiego, il processo in senso lato consiste nel confermare la storia lavorativa, la retribuzione o entrambe. Cos’è la verifica del reddito? È il processo di conferma del reddito dichiarato per uno scopo commerciale legittimo. Per le organizzazioni che stanno valutando un servizio di verifica dell’impiego, IVES offre un’opzione diretta con l’IRS quando sono rilevanti le informazioni relative alla dichiarazione dei redditi.

In quanto servizio di verifica del reddito, IVES si concentra specificatamente sui dati fiscali e sulle informazioni relative alla retribuzione. Non si tratta di un servizio di ricerca del codice EIN, di verifica dei precedenti penali né di verifica dei dati relativi al furto d’identità.

Il servizio “Income Verification Express” dell’IRS spiega che i contribuenti possono autorizzare banche, istituti di credito e altre organizzazioni ad accedere ai propri dati fiscali per mutui, prestiti o altri servizi.

Le aziende devono partecipare al programma IVES oppure avvalersi di un’azienda partecipante autorizzata. Secondo l’IRS, nell’ambito del servizio “Income Verification Express Service” i partecipanti iscritti possono richiedere i certificati di reddito online o via fax. Attualmente l’IRS addebita ai partecipanti 4 dollari per ogni certificato richiesto; si tratta di una tariffa applicata dall’IRS ai partecipanti, non del prezzo praticato da AIS ai propri clienti.

Come funziona IVES: dal consenso alla trascrizione dell’IRS

Il servizio rapido di verifica del reddito dell’IRS segue una procedura basata sul consenso. Il contribuente autorizza l’accesso a determinati dati dell’IRS, un partecipante autorizzato invia la richiesta e la trascrizione viene restituita tramite IVES. Ecco come funziona.

1. Ottenere il consenso

Il consenso viene prima di tutto. IVES richiede le informazioni riportate nel Modulo 4506-C, “Richiesta IVES di copia della dichiarazione dei redditi”. Le richieste possono essere inviate tramite la procedura online dell’IRS o tramite fax, come in passato.

Il modulo 4506-C dell’IRS, “Richiesta IVES di trascrizione della dichiarazione dei redditi”, identifica il contribuente, il partecipante al programma IVES e l’azienda cliente, il tipo di trascrizione e l’anno fiscale o il periodo richiesto. L’IRS deve ricevere il modulo 4506-C firmato entro 120 giorni dalla data della firma del contribuente. Le richieste online richiedono che il contribuente esamini e autorizzi la richiesta per via elettronica.

2. Quali dati vengono restituiti

I rendiconti relativi a stipendi e redditi possono includere le informazioni riportate nei moduli W-2 e della serie 1099, mentre i rendiconti delle dichiarazioni dei redditi possono includere le informazioni dei moduli della serie 1040 e delle dichiarazioni fiscali aziendali ammissibili.

IVES può quindi aiutarti a verificare le informazioni fiscali relative a stipendi e redditi, compresi i guadagni da lavori occasionali e a contratto dichiarati all’IRS. Non sostituisce però ogni tipo di verifica occupazionale: i rendiconti dell’IRS non indicano necessariamente la posizione lavorativa attuale di una persona, la sua situazione lavorativa, le sue responsabilità o l’idoneità a essere riassunta.

3. Da dove provengono i dati

IVES recupera il certificato richiesto tramite l’IRS, invece di basarsi solo su una busta paga, una lettera di assunzione, una copia della dichiarazione dei redditi o altri documenti forniti dal richiedente.

I documenti inviati dal richiedente potrebbero essere alterati, falsificati, non aggiornati o incompleti. I dati provenienti direttamente dall’IRS offrono un punto di riferimento indipendente, senza però trasformare IVES in una garanzia assoluta di accuratezza.

4. Tempi di consegna

IVES può fornire risultati più rapidamente rispetto a un processo di verifica manuale tradizionale, ma il termine “istantaneo” non va considerato una promessa universale.

Nelle FAQ del servizio IRS Income Verification Express Service (IVES) si legge che le trascrizioni tramite WebUI e da applicazione ad applicazione vengono inviate in tempo reale dopo l’approvazione del contribuente. La pagina dedicata ai partecipanti dell’IRS descrive il servizio IVES online come quasi in tempo reale, con l’invio delle trascrizioni entro poche ore. Le richieste tramite fax, invece, richiedono in genere da due a tre giorni lavorativi.

Dichiarazioni personali vs. dichiarazioni aziendali: cosa copre IVES

IVES può essere utilizzato per richiedere sia i certificati fiscali personali che quelli aziendali tramite lo stesso modulo 4506-C. I dati del contribuente e il modulo fiscale richiesto variano, ma non esiste un programma IVES separato per le richieste relative alle aziende.

1. Cosa c’è a disposizione per le dichiarazioni dei redditi delle persone fisiche

Per i privati, IVES può fornire le trascrizioni delle dichiarazioni dei redditi della serie 1040 e altri tipi di trascrizioni ammissibili attraverso la stessa procedura basata sul consenso descritta sopra.

Le attuali istruzioni dell’IRS relative al modulo 4506-C, “Richiesta IVES di trascrizione della dichiarazione dei redditi”, indicano che le trascrizioni delle dichiarazioni sono disponibili per l’anno in corso e per le dichiarazioni elaborate negli ultimi tre anni di elaborazione.

Le informazioni relative alle buste paga e al reddito possono essere disponibili per un massimo di 10 anni e possono includere i moduli W-2, della serie 1099, della serie 1098 e della serie 5498. Le informazioni relative alle buste paga e al reddito dell’anno in corso non sono generalmente disponibili fino all’anno successivo alla loro presentazione all’IRS.

2. Cosa c’è a disposizione per le pratiche aziendali

Anche le copie delle dichiarazioni dei redditi delle persone giuridiche si richiedono tramite il modulo 4506-C. I tipi di dichiarazione disponibili includono i moduli 1065, 1120, 1120-H, 1120-L e 1120-S.

La procedura IVES in sé non prevede una distinzione per le dichiarazioni aziendali. Ciò che cambia sono i dati del contribuente e il modulo fiscale richiesto. Sul modulo 4506-C è possibile richiedere un solo numero di modulo fiscale per i tipi di trascrizione della riga 6, quindi potrebbero essere necessari moduli separati quando servono sia le trascrizioni delle dichiarazioni personali che quelle aziendali.

3. Perché questa distinzione è importante: le imprese individuali

I titolari di imprese individuali rappresentano un caso importante perché i redditi personali e quelli d’impresa possono sovrapporsi. I redditi d’impresa vengono generalmente dichiarati tramite il modulo 1040 della persona fisica e i relativi allegati, anziché tramite una dichiarazione separata per società o società di persone.

Quando il richiedente è anche la principale fonte di informazioni sull’attività, IVES fornisce un registro indipendente proveniente dall’IRS da confrontare con i dati sul reddito e sulle imposte presentati. Questo rende i titolari di imprese individuali e altri lavoratori autonomi un importante caso d’uso di IVES, su cui torneremo più avanti.

Perché IVES è meglio dei documenti inviati dai candidati

I documenti forniti dal richiedente possono svolgere un ruolo legittimo nella verifica, ma non costituiscono una fonte indipendente come un estratto dell’IRS.

Rispetto a un servizio di verifica dell’occupazione che si basa principalmente sui documenti forniti dal candidato o sui contatti con i datori di lavoro, IVES aggiunge un dato proveniente direttamente dall’IRS.

1. Il problema dei documenti inviati autonomamente

Le buste paga, le lettere di assunzione, le copie delle dichiarazioni dei redditi e documenti simili possono essere alterati o falsificati. Anche i documenti autentici possono essere incompleti.

Il documento di Experian, “Comprendere i documenti di verifica del reddito”, illustra i limiti dei diversi documenti relativi al reddito, comprese alcune considerazioni per i candidati lavoratori autonomi. Anche i documenti “Certifix Live Scan: Come funziona la verifica dell’occupazione nei controlli dei precedenti” e “WorkforceQA: Il processo completo di verifica dell’occupazione nei controlli dei precedenti” trattano la verifica indipendente delle informazioni sull’occupazione fornite dai candidati.

2. Cosa coglie IVES che altri metodi non riescono a cogliere

I rendiconti salariali e reddituali di IVES possono includere sia le informazioni del modulo 1099 che i dati del modulo W-2, il che può essere utile per i lavoratori occasionali, i liberi professionisti e i richiedenti con più fonti di reddito dichiarate.

Un approccio incentrato esclusivamente sul contattare un datore di lavoro tradizionale potrebbe non tenere conto dello stesso reddito derivante da contratti o lavori occasionali.

3. Riduzione delle frodi tramite il confronto diretto

IVES riduce la dipendenza dai documenti controllati interamente dal richiedente. Il modulo 4506-C utilizza le informazioni del contribuente, come nome, numero di previdenza sociale (SSN) o ITIN e indirizzo, per richiedere la documentazione pertinente all’IRS. Le richieste aziendali utilizzano le informazioni relative al contribuente aziendale.

La trascrizione arriva tramite il canale IVES autorizzato dall’IRS, fornendo una registrazione diretta che può aiutare a individuare incongruenze o omissioni, senza però affermare che ogni risultato sia infallibile.

Quando si usa la verifica dell’occupazione e del reddito tramite IVES

IVES supporta una serie di flussi di lavoro di verifica basati sul consenso e può aiutare a confermare il reddito dichiarato dal richiedente, ove consentito.

1. Selezione dei dipendenti e degli inquilini

I datori di lavoro e i team di selezione possono utilizzare le informazioni salariali o i rendiconti fiscali forniti dall’IRS nell’ambito di servizi di selezione del personale più ampi, quando i dati fiscali relativi all’occupazione o al reddito sono rilevanti ai fini della selezione consentita.

2. Imprenditori individuali e lavoratori autonomi

IVES può fornire un registro indipendente proveniente dall’IRS quando il richiedente è anche la fonte principale di informazioni sulla propria attività e sul proprio reddito. Questo può aiutare le organizzazioni a confrontare il reddito dichiarato con le informazioni fiscali e salariali ottenute tramite l’IRS.

3. Nuovi account e altre finalità dei richiedenti

A seconda delle finalità consentite e dei requisiti applicabili, IVES può essere utilizzato per verificare le informazioni relative a clienti, nuovi conti, assicurati e altri richiedenti.

4. Contabilità forense e concessione di prestiti

I resoconti fiscali dell’IRS possono aiutarti a confrontare i redditi e le informazioni finanziarie dichiarati con i dati originali dell’IRS durante le verifiche finanziarie, le indagini, le valutazioni di rischio e le procedure di concessione dei prestiti.

5. Mutui ipotecari

IVES e il modulo 4506-C sono rilevanti per i flussi di lavoro relativi alla verifica dei mutui, regolati dai requisiti applicabili degli investitori e di sottoscrizione, compresi quelli stabiliti da Fannie Mae. Non dovrebbero essere descritti come “obbligatori a livello federale in tutto il paese”. La Guida alla vendita di Fannie Mae, nella sezione “Requisiti di documentazione relativi alle dichiarazioni dei redditi e alle trascrizioni fiscali”, illustra in quali casi il modulo 4506-C e le informazioni contenute nelle trascrizioni dell’IRS sono richiesti in base alle regole di documentazione di Fannie Mae.

6. Programmi di conformità

IVES può anche aiutarti a rispettare i requisiti interni, statali, federali e di settore quando è necessario verificare informazioni relative al reddito o all’occupazione. Le organizzazioni dovrebbero tenere conto dell’autorizzazione, delle finalità consentite, della gestione dei dati e di altri requisiti applicabili come parte di un processo più ampio. Le linee guida di AIS sulla conformità dei controlli dei precedenti personali forniscono ulteriori indicazioni per i programmi di screening.

Perché scegliere AIS per la verifica IVES

AIS offre il servizio IVES grazie a una partnership con una società partecipante autorizzata dall’IRS e integrata direttamente con l’IRS. Questo permette ai clienti di AIS di accedere a un canale IVES autorizzato, senza dover ricorrere a rivenditori, aggregatori o documenti inviati direttamente dai richiedenti.

Proprio questo accesso diretto alle fonti è il vantaggio che caratterizza l’intero processo di verifica IVES: le organizzazioni possono confrontare i dati relativi a stipendi, redditi e imposte dichiarati con i registri dell’IRS, pur rispettando la procedura di consenso del contribuente richiesta dall’IVES.

AIS può anche aiutarti a integrare IVES in un flusso di lavoro più ampio di screening o verifica. I certificati dell’IRS forniscono preziose informazioni relative all’occupazione e al reddito, ma non sostituiscono altri controlli che rispondono a domande diverse sul background o sulle qualifiche di un candidato.

Conclusione

IVES offre alle organizzazioni un modo, basato sul consenso, per ottenere informazioni fiscali e salariali attraverso una procedura autorizzata dall’IRS, invece di affidarsi esclusivamente ai documenti presentati dai candidati.

Quando si tratta di verificare l’occupazione o il reddito, i dati provenienti direttamente dall’IRS possono offrire un punto di riferimento più solido, garantendo al contempo il consenso del contribuente e favorendo un processo di verifica più affidabile.

Se vuoi capire come IVES possa integrarsi nel tuo programma di screening o verifica, contattaci.