Les bulletins de paie, les lettres d’offre d’emploi et même les déclarations d’impôts remplies par le candidat lui-même peuvent être incomplets, falsifiés ou inventés de toutes pièces. Lorsqu’il s’agit de vérifier l’emploi ou les revenus d’un candidat, le fait de se fier uniquement à des documents dont le candidat a le contrôle peut entraîner des lacunes importantes.
Le service « Income Verification Express » (IVES) de l’IRS est une option proposée par l’IRS, soumise au consentement des personnes concernées, qui permet d’obtenir des données fiscales relatives à l’emploi et aux revenus directement auprès de la source. Pour les organisations qui envisagent de recourir à un service de vérification des antécédents professionnels, l’IVES offre un moyen, issu directement de l’IRS, de recouper les informations fournies avec les dossiers fiscaux, plutôt que de se fier uniquement aux documents fournis par les candidats.
IVES peut compléter les programmes de sélection à plus grande échelle et renforcer l’efficacité des vérifications d’antécédents en fournissant aux organisations un dossier provenant d’une source indépendante (l’IRS) qu’elles peuvent comparer aux informations fournies par les candidats.
Ce guide explique ce qu’est IVES, comment fonctionne le processus, les options disponibles pour les déclarations des particuliers et des entreprises, pourquoi la vérification à la source effectuée par l’IRS peut être plus fiable que les documents fournis par les déclarants eux-mêmes, où IVES est utilisé, et pourquoi AIS est bien placé pour vous donner accès à ce service.
Qu’est-ce que l’IVES, et qui peut l’utiliser ?
IVES est l’acronyme de « Income Verification Express Service » (Service express de vérification des revenus). Il s’agit d’un programme de l’IRS reposant sur le consentement du contribuable, qui permet aux entreprises participantes à l’IVES habilitées à le faire de demander des relevés fiscaux et des informations salariales après que le contribuable a autorisé leur communication.
Si vous cherchez à savoir en quoi consiste la vérification d’emploi, sachez que ce processus, au sens large, consiste à confirmer les antécédents professionnels, les revenus, ou les deux. Qu’est-ce que la vérification des revenus ? Il s’agit du processus consistant à confirmer les revenus déclarés à des fins professionnelles légitimes. Pour les organisations qui envisagent de recourir à un service de vérification d’emploi, IVES propose une option permettant d’accéder directement aux données de l’IRS lorsque les informations fiscales sont pertinentes.
En tant que service de vérification des revenus, IVES se concentre spécifiquement sur les relevés fiscaux et les informations salariales. Il ne s’agit ni d’un service de recherche de numéro d’identification d’employeur (EIN), ni d’un service de vérification du casier judiciaire, ni d’un service de relevés relatifs à l’usurpation d’identité.
Le service « Income Verification Express » de l’IRS explique que les contribuables peuvent autoriser les banques, les prêteurs et d’autres organismes à accéder à leurs dossiers fiscaux dans le cadre de prêts immobiliers, de prêts ou d’autres services.
Les entreprises doivent adhérer au programme IVES ou passer par une entreprise participante agréée. Selon l’IRS, dans le cadre du service « Income Verification Express Service » destiné aux participants, ces derniers peuvent demander des relevés de revenus en ligne ou par fax. L’IRS facture actuellement aux participants 4 dollars par relevé demandé ; il s’agit d’une redevance de l’IRS, et non d’une tarification appliquée aux clients d’AIS.
Fonctionnement d’IVES : du consentement au relevé de l’IRS
Le service express de vérification des revenus de l’IRS repose sur une procédure fondée sur le consentement. Le contribuable autorise l’accès à certains dossiers de l’IRS, un participant habilité soumet la demande, puis l’extrait est transmis via IVES. Voici comment cela fonctionne.
1. Obtention du consentement
Le consentement est une condition préalable. Le système IVES demande l’utilisation des informations figurant sur le formulaire 4506-C, « Demande IVES de copie de la déclaration d’impôt ». Les demandes peuvent être soumises via la procédure en ligne de l’IRS ou par fax, selon l’ancienne procédure.
Le formulaire 4506-C de l’IRS, intitulé « Demande de relevé de déclaration fiscale via IVES », permet d’identifier le contribuable, le participant au programme IVES et l’entreprise cliente, le type de relevé ainsi que l’année fiscale ou la période concernée. L’IRS doit recevoir un formulaire 4506-C signé dans un délai de 120 jours à compter de la date de signature par le contribuable. Les demandes en ligne exigent que le contribuable examine et valide la demande par voie électronique.
2. Quelles sont les données renvoyées ?
Les relevés de salaires et de revenus peuvent inclure les informations déclarées sur les formulaires W-2 et de la série 1099, tandis que les relevés de déclarations fiscales peuvent inclure les informations issues des formulaires de la série 1040 ainsi que celles issues des déclarations d’entreprises éligibles.
IVES peut donc vous aider à examiner les informations fiscales relatives aux salaires et aux revenus, y compris les revenus issus de missions ponctuelles et de contrats déclarés à l’IRS. Ce service ne remplace toutefois pas tous les types de vérification d’emploi : les relevés de l’IRS ne permettent pas nécessairement de déterminer l’intitulé de poste actuel d’une personne, son statut professionnel, ses responsabilités ou son éligibilité à une réembauche.
3. D’où proviennent les données ?
IVES se procure le relevé demandé auprès de l’IRS plutôt que de se fier uniquement à un bulletin de salaire, à une lettre d’embauche, à une copie de déclaration d’impôts ou à tout autre document fourni par le candidat.
Les documents fournis par les demandeurs peuvent être modifiés, falsifiés, périmés ou incomplets. Les données provenant directement de l’IRS constituent un point de comparaison indépendant, sans pour autant faire d’IVES une garantie absolue d’exactitude.
4. Délai d’exécution
IVES permet d’obtenir des résultats plus rapidement qu’un processus de vérification manuel traditionnel, mais le terme « instantané » ne doit pas être considéré comme une promesse universelle.
La FAQ du service « Income Verification Express Service » (IVES) de l’IRS précise que les relevés fournis via l’interface Web (WebUI) et par échange entre applications sont transmis en temps réel après validation par le contribuable. La page dédiée aux participants de l’IRS décrit le service IVES en ligne comme fonctionnant en temps quasi réel, la transmission des relevés s’effectuant en quelques heures. Les demandes par fax traditionnelles prennent généralement deux à trois jours ouvrés.
Déclarations personnelles et déclarations professionnelles : ce que couvre IVES
Le système IVES permet de demander à la fois des relevés fiscaux individuels et d’entreprise via le même formulaire 4506-C. Les informations relatives au contribuable et le formulaire fiscal demandé diffèrent, mais il n’existe pas de programme IVES distinct pour les déclarations d’entreprise.
1. Quelles sont les options disponibles pour les déclarations fiscales des particuliers ?
Pour les particuliers, IVES peut fournir des relevés de déclaration fiscale de la série 1040 ainsi que d’autres types de relevés éligibles, selon la même procédure fondée sur le consentement que celle décrite ci-dessus.
Les instructions actuelles relatives au formulaire 4506-C de l’IRS, « Demande de relevé de déclaration fiscale via IVES », précisent que les relevés de déclaration sont disponibles pour l’année en cours et pour les déclarations traitées au cours des trois dernières années fiscales.
Les informations relatives aux salaires et aux revenus peuvent être disponibles pendant une période pouvant aller jusqu’à 10 ans et peuvent inclure les formulaires W-2, ainsi que les formulaires des séries 1099, 1098 et 5498. Les informations relatives aux salaires et aux revenus de l’année en cours ne sont généralement disponibles qu’à partir de l’année suivant leur déclaration auprès de l’IRS.
2. Quels sont les services proposés pour les formalités administratives des entreprises ?
Les copies des déclarations fiscales des personnes morales sont également demandées au moyen du formulaire 4506-C. Les types de déclarations disponibles comprennent les formulaires 1065, 1120, 1120-H, 1120-L et 1120-S.
La procédure IVES en elle-même n’est pas distincte pour les déclarations d’entreprise. Ce qui change, ce sont les informations relatives au contribuable et le formulaire fiscal demandé. Un seul numéro de formulaire fiscal peut être demandé pour les types de relevés de la ligne 6 sur un formulaire 4506-C ; il peut donc s’avérer nécessaire de remplir des formulaires distincts lorsque des relevés de déclarations à la fois personnelles et professionnelles sont requis.
3. Pourquoi cette distinction est-elle importante ? Les entrepreneurs individuels
Les entrepreneurs individuels constituent un cas particulier, car leurs revenus personnels et professionnels peuvent se chevaucher. Leurs revenus professionnels sont généralement déclarés via le formulaire 1040 de la personne physique et ses annexes, plutôt que dans une déclaration distincte de société ou de société de personnes.
Lorsque le demandeur est également la principale source d’informations sur l’activité, IVES fournit un dossier indépendant provenant de l’IRS afin de le comparer aux informations relatives aux revenus et à la fiscalité qui sont présentées. Cela fait des entrepreneurs individuels et autres demandeurs exerçant une activité indépendante un cas d’utilisation important d’IVES, sur lequel nous reviendrons ci-dessous.
Pourquoi IVES est plus performant que les documents fournis par les candidats
Les documents fournis par le demandeur peuvent jouer un rôle légitime dans la vérification, mais ils ne constituent pas une source indépendante au même titre qu’un relevé de l’IRS.
Contrairement à un service de vérification des antécédents professionnels qui s’appuie principalement sur les documents fournis par le candidat ou sur des démarches auprès des employeurs, IVES ajoute une donnée provenant directement de l’IRS.
1. Le problème posé par les documents fournis spontanément
Les bulletins de salaire, les lettres d’offre d’emploi, les copies de déclarations d’impôts et autres documents similaires peuvent être falsifiés ou fabriqués de toutes pièces. Même les documents authentiques peuvent être incomplets.
L’article d’Experian intitulé « Comprendre les documents de vérification des revenus » aborde les limites des différents documents relatifs aux revenus, y compris les éléments à prendre en compte pour les candidats exerçant une activité indépendante. Les articles « Certifix Live Scan : Comment fonctionne la vérification des antécédents professionnels dans le cadre des vérifications d’antécédents » et « WorkforceQA : Le processus complet de vérification des antécédents professionnels dans le cadre des vérifications d’antécédents » traitent également de la vérification indépendante des informations professionnelles fournies par les candidats.
2. Ce qu’IVES permet de mettre en évidence et que d’autres méthodes ne parviennent pas à saisir
Les relevés de salaire et de revenus IVES peuvent inclure des informations issues du formulaire 1099 ainsi que des données du formulaire W-2, ce qui peut s’avérer utile pour les travailleurs occasionnels, les prestataires indépendants et les candidats déclarant plusieurs sources de revenus.
Une démarche qui se limiterait à contacter un employeur traditionnel pourrait ne pas permettre de prendre en compte l’ensemble des revenus provenant de contrats ou de missions ponctuelles.
3. Lutte contre la fraude grâce au recoupement direct
IVES réduit la dépendance vis-à-vis des documents dont le contrôle appartient entièrement au demandeur. Le formulaire 4506-C utilise les informations du contribuable, telles que son nom, son numéro de sécurité sociale (SSN) ou son numéro d’identification fiscale individuel (ITIN), ainsi que son adresse, pour demander le dossier correspondant auprès de l’IRS. Les demandes émanant d’entreprises utilisent les informations pertinentes relatives à l’entreprise contribuable.
La transcription est transmise par le canal IVES agréé par l’IRS, ce qui fournit un enregistrement provenant directement de la source et permettant de repérer d’éventuelles incohérences ou omissions, sans pour autant prétendre que chaque résultat est infaillible.
Dans quels cas la vérification de l’emploi et des revenus via IVES est-elle utilisée ?
IVES prend en charge divers processus de vérification fondés sur le consentement et peut contribuer à confirmer les revenus déclarés par le demandeur, lorsque cela est autorisé.
1. Vérification des antécédents professionnels et des locataires
Les employeurs et les équipes chargées de la vérification des antécédents peuvent utiliser les informations relatives aux salaires ou aux relevés fiscaux fournies par l’IRS dans le cadre de services plus larges de vérification des antécédents professionnels, lorsque les données fiscales liées à l’emploi ou aux revenus sont pertinentes au regard de l’objectif de vérification autorisé.
2. Les entrepreneurs individuels et les demandeurs exerçant une activité indépendante
IVES peut fournir un relevé indépendant provenant de l’IRS lorsque le demandeur est également la principale source d’informations concernant sa propre activité et ses propres revenus. Cela peut aider les organisations à comparer les revenus déclarés avec les informations fiscales et salariales obtenues auprès de l’IRS.
3. Création de nouveaux comptes et autres demandes
En fonction de la finalité autorisée et des exigences applicables, le système IVES peut être utilisé pour vérifier les informations relatives aux clients, aux nouveaux comptes, aux assurés et aux autres demandeurs.
4. Expertise comptable judiciaire et octroi de prêts
Les relevés fiscaux de l’IRS peuvent vous aider à comparer les revenus et les informations financières déclarés avec les registres de l’IRS lors des contrôles financiers, des enquêtes, des procédures de souscription et des processus d’octroi de prêts.
5. Crédit immobilier
Le formulaire IVES et le formulaire 4506-C s’appliquent aux processus de vérification des prêts hypothécaires régis par les exigences applicables des investisseurs et en matière de souscription, y compris celles établies par Fannie Mae. Ils ne doivent pas être présentés comme « imposés au niveau fédéral à l’échelle nationale ». Le guide de vente de Fannie Mae, intitulé « Exigences en matière de documentation relative aux déclarations fiscales et aux relevés fiscaux », précise dans quels cas le formulaire 4506-C et les informations issues des relevés fiscaux de l’IRS sont requis en vertu des règles de documentation de Fannie Mae.
6. Programmes de conformité
IVES peut également faciliter la mise en conformité avec les exigences internes, régionales, nationales et sectorielles lorsque des informations relatives aux revenus ou à l’emploi doivent être vérifiées. Les organisations doivent prendre en compte les questions d’autorisation, de finalité admissible, de traitement des dossiers et d’autres exigences applicables dans le cadre de ce processus global. Les recommandations d’AIS en matière de conformité aux vérifications d’antécédents fournissent des précisions supplémentaires concernant les programmes de sélection.
Pourquoi choisir AIS pour la vérification IVES ?
AIS propose le service IVES dans le cadre d’un partenariat avec une société participante agréée par l’IRS, directement connectée à ce dernier. Cela permet aux clients d’AIS d’accéder à un canal IVES agréé, sans avoir à passer par un revendeur, un agrégateur ou des documents fournis par le demandeur.
Cet accès direct aux sources constitue précisément l’avantage qui caractérise l’ensemble du processus de vérification IVES : les organismes peuvent comparer les informations déclarées concernant les salaires, les revenus et les impôts aux données provenant directement de l’IRS, tout en respectant la procédure de consentement du contribuable requise par IVES.
AIS peut également vous aider à intégrer IVES dans un processus plus large de sélection ou de vérification. Les relevés de l’IRS fournissent des informations précieuses sur l’emploi et les revenus, mais ils ne remplacent pas les autres vérifications qui permettent d’apporter des réponses à d’autres questions concernant les antécédents ou les qualifications d’un candidat.
Conclusion
IVES offre aux organisations un moyen, fondé sur le consentement, d’obtenir des informations fiscales et salariales par le biais d’une procédure agréée par l’IRS, plutôt que de se fier uniquement aux documents fournis par les candidats.
Lorsque la vérification de l’emploi ou des revenus est nécessaire, les données provenant directement de l’IRS peuvent constituer un point de comparaison plus solide, tout en respectant le consentement du contribuable et en garantissant un processus de vérification plus fiable.
Pour discuter de la manière dont IVES peut s’intégrer à votre programme de sélection ou de vérification, n’hésitez pas à nous contacter.