يشرح هذا الدليل ما يحتاج أرباب العمل إلى معرفته بشأن الامتثال لقواعد فحص الخلفية، بما في ذلك متطلبات قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA)، وإرشادات لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) المتعلقة بفحص الخلفية، وإجراءات اتخاذ الإجراءات السلبية، وقوانين «حظر الخانة»، والقواعد الخاصة بكل ولاية والتي تؤثر على توقيت وكيفية استخدام عملية الفرز.
إذا كانت مؤسستك تعتمد على إجراءات فحص المرشحين للوظائف، فإن هذا هو الإطار العملي الذي تحتاجه لتقليل المخاطر القانونية واتخاذ قرارات توظيف أكثر استنارة.
Key Takeaways
الامتثال لقانون «التحقق من السجلات الجنائية» (FCRA): ما يجب على أرباب العمل القيام به
قانون الإبلاغ العادل عن الائتمان (FCRA) هو قانون اتحادي يهدف إلى تعزيز دقة وعدالة وخصوصية المعلومات الاستهلاكية التي تجمعها وتشاركها وكالات الإبلاغ الاستهلاكي.
ويمكن أن تشمل وكالات الإبلاغ الاستهلاكي مكاتب الائتمان، وشركات فحص المستأجرين، وشركات المعلومات الطبية، ومقدمي خدمات فحص المرشحين للوظائف، اعتمادًا على نوع التقرير الذي يتم إعداده.
وعندما يطلب صاحب العمل إجراء فحص للخلفية من شركة فحص تابعة لطرف ثالث، يُعامل هذا التقرير عمومًا على أنه تقرير استهلاكي بموجب قانون FCRA، ويُعامل مزود خدمة الفحص على أنه وكالة إعداد تقارير المستهلكين.
وهذا هو ما يُفعّل متطلبات الإفصاح والتفويض واتخاذ الإجراءات السلبية التي يتعين على أرباب العمل الالتزام بها. بعبارة أخرى، لا يقتصر الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية على ما يظهر في التقرير فحسب، بل يشمل أيضًا كيفية طلب التقرير والكشف عنه واستخدامه في عملية التوظيف.
كما تحدد قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA) الجهات التي يحق لها الحصول على معلومات التقرير الاستهلاكي؛ وبشكل عام، لا يجوز تقديم التقرير إلا عندما يكون هناك غرض مسموح به بموجب القانون.
هل يُعتبر التحقق من السجل الوظيفي تقريرًا استهلاكيًّا؟
في معظم بيئات العمل، نعم. إذا استعان صاحب العمل بشركة خارجية للحصول على السجل الجنائي، أو السجل الوظيفي، أو السجل التعليمي، أو المعلومات الائتمانية، أو أي بيانات فحص أخرى لاتخاذ قرارات التوظيف أو الإبقاء على الموظفين أو الترقية أو إعادة التعيين، فإن هذا التقرير يُعتبر من الناحية الفنية “تقريرًا استهلاكيًا” ويُعتبر المزود “وكالة إعداد تقارير استهلاكية (CRA)” بموجب قانون الإبلاغ الائتماني العادل (FCRA). وهذا يعني أن صاحب العمل يجب أن يلتزم بالمتطلبات القانونية الفيدرالية المتعلقة بالتحقق من الخلفية قبل طلب التقرير وبعده.
قبل إجراء التحقق من السجل الشخصي – الإفصاح والتفويض
قبل طلب التقرير، يجب على أرباب العمل تقديم إخطار واضح ومستقل يُبلغ فيه المتقدم للوظيفة أو الموظف بأنه قد يتم الحصول على تقرير استهلاكي لأغراض التوظيف، كما يجب عليهم الحصول على إذن كتابي. وقد كانت لجنة التجارة الفيدرالية (FTC) واضحة تمامًا بشأن هذه النقطة: يجب تقديم الإفصاح في وثيقة تتألف من الإفصاح وحده، دون إدراج أي تنازلات أو إعفاءات غير ذات صلة أو صياغات إضافية تتعلق بالسياسة. ويُعد هذا أحد أكثر نقاط الضعف شيوعًا في سياسات التحقق من خلفيات الموظفين التي تتبعها جهات العمل.
وهذه ليست مسألة شكلية لا تترتب عليها عواقب في الواقع العملي. ففي عام 2017، وافقت شركة «كوستكو» على تسوية بقيمة 2.5 مليون دولار في دعوى قضائية زُعم فيها أن نموذج الإفصاح الخاص بها بشأن فحص الخلفية لم يستوفِ متطلبات الإفصاح المستقلة المنصوص عليها في قانون الإفصاح العادل عن الائتمان (FCRA). وبالنسبة لأصحاب العمل، فإن الدرس واضح ومباشر: حتى لو كان الفحص بحد ذاته قانونيًا، فإن نموذج الإفصاح الذي يتضمن صياغة غير ذات صلة قد يعرض الشركة لخطر الدعاوى الجماعية. ولهذا السبب، فإن الإفصاح والتفويض يستحقان نفس القدر من الاهتمام الذي يحظى به التقرير نفسه.
عملية اتخاذ الإجراءات السلبية بموجب قانون الإفصاح عن الائتمان العادل (FCRA) المكونة من 3 خطوات
الخطوة 1: خطاب الإخطار المسبق بالإجراء السلبي
قبل اتخاذ القرار النهائي، يجب على صاحب العمل تزويد المتقدم للوظيفة أو الموظف بما يلي:
- نسخة من تقرير المستهلك،
- نسخة من «ملخص لحقوقك بموجب قانون الإبلاغ العادل عن الائتمان»،
- موعد نهائي واضح يتيح للفرد الرد على المعلومات أو الطعن فيها قبل أن يصبح القرار نهائيًا.
كما يمكن أن تختلف قواعد الإفصاح باختلاف الولاية، وتشترط بعض الولايات على أرباب العمل تزويد المرشح بنتائج التحقق من السجل الشخصي عند طلب ذلك في وقت منح الإذن.
هذه الخطوة هي التي تحدث فيها العديد من المخالفات الفنية. والدرس العملي الذي يمكن أن يستخلصه أصحاب العمل هو أن الامتثال لإجراءات التحقق من الخلفية يبدأ قبل استخدام التقرير ويستمر طوال كل إخطار يتبعه.
الخطوة 2: فترة الانتظار
بعد إرسال «خطاب ما قبل الإجراء السلبي»، يجب على صاحب العمل أن يمنح الشخص فرصة معقولة لمراجعة التقرير والاعتراض على المعلومات غير الدقيقة. وفي الممارسة العملية، يعتمد العديد من أصحاب العمل فترة انتظار مدتها خمسة أيام عمل. وتعد هذه الخطوة مهمة لأن الشخص الخاضع للفحص يجب أن تتاح له فرصة حقيقية للطعن في الأخطاء قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن التوظيف.
يتمتع المتقدمون للوظائف والموظفون بعدة حقوق بموجب قانون الإبلاغ الائتماني العادل (FCRA)، بما في ذلك الحق في أن يتم إخطارهم في حال احتمال استخدام المعلومات الواردة في ملفاتهم ضدهم، والحق في معرفة محتوى ملفاتهم، والحق في الطعن في المعلومات غير الكاملة أو غير الدقيقة، والحق في إعطاء الموافقة قبل تقديم التقارير إلى أرباب العمل. وبدلاً من إعادة سرد قائمة حقوق المستهلكين بالكامل هنا، ينبغي على أرباب العمل مراجعة إرشادات لجنة التجارة الفيدرالية (FTC) للمستهلكين بشأن التحقق من خلفيات الموظفين، والتأكد من أن تلك الحقوق تنعكس في عملية التوظيف لديهم.
إذا اعترض الفرد على المعلومات الواردة في التقرير، فإن وكالة إعداد التقارير الائتمانية للمستهلكين يكون أمامها عمومًا 30 يومًا لإعادة التحقيق والإبلاغ عن النتائج التي توصلت إليها.
الخطوة 3: الإخطار النهائي بالإجراء التأديبي
وإذا قرر صاحب العمل المضي قدماً في القرار السلبي بعد انقضاء فترة الانتظار، فيجب عليه إرسال إشعار نهائي بالإجراء السلبي. ويجب أن يذكر هذا الإشعار أن الإجراء السلبي يتم اتخاذه بناءً على التقرير، وأن يتضمن اسم وكالة إعداد التقارير الائتمانية وعنوانها ورقم هاتفها، وأن يوضح أن الوكالة لم تتخذ القرار، وأن يُبلغ الفرد بحقه في الطعن في التقرير وطلب نسخة مجانية أخرى.
وقد تم التأكيد مجددًا على أهمية هذه العملية في قضية «شوماخر ضد SC Data Center»، حيث تركز النزاع على سحب العرض قبل أن يتم تزويد مقدم الطلب بالتقرير على النحو السليم ومنحه فرصة للرد.
قاعدة الرجوع إلى الوراء لمدة 7 سنوات
يُعد ما يُعرف بـ«قاعدة الرجوع إلى الوراء لمدة 7 سنوات» أحد أكثر الجوانب التي يُساء فهمها في مجال الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية. بموجب قانون الإبلاغ الائتماني العادل (FCRA)، لا يجوز عمومًا الإبلاغ عن أنواع معينة من المعلومات السلبية إذا كان عمرها يزيد عن 7 سنوات. ويشمل ذلك عادةً حالات الاعتقال التي لم تؤدِ إلى إدانة، والأحكام المدنية، والرهونات الضريبية التي تم سدادها، وغيرها من المعلومات السلبية غير المتعلقة بالإدانة. أما سجلات الإفلاس فتُعامل بشكل مختلف، ويُسمح عمومًا بالإبلاغ عنها لمدة تصل إلى 10 سنوات بموجب القانون الفيدرالي.
ما لا تقيد القاعدة الفيدرالية هو الإدانات الجنائية. على المستوى الفيدرالي، يجوز عمومًا الإبلاغ عن الإدانات إلى أجل غير مسمى، على الرغم من أن العديد من الولايات تفرض قيودًا أكثر صرامة. ولهذا السبب، يجب ألا يفترض أرباب العمل أبدًا أن قاعدة وطنية واحدة تكفي للإجابة على جميع الأسئلة المتعلقة بالامتثال.
وهناك أيضًا استثناء مهم يتعلق بالراتب. ففيما يتعلق بالوظائف التي يُتوقع أن يبلغ راتبها 75,000 دولار أو أكثر، لا ينطبق الحد الزمني البالغ 7 سنوات الذي تنص عليه قانون الإفصاح الائتماني العادل (FCRA) على العديد من العناصر السلبية غير المتعلقة بالإدانة.
بالنسبة لأصحاب العمل الذين يستعينون بمزودي خدمات الفحص الخارجيين، فإن الدرس العملي المستفاد بسيط: التقرير ليس سوى جزء من عملية الامتثال. فالإجراءات المتعلقة بالتقرير لا تقل أهمية عنه. ولهذا السبب تعتمد العديد من المؤسسات على خدمات فحص الموظفين التي تقدمها AIS للمساعدة في دعم سير العمل المتوافق مع اللوائح، مع تقليل الأعباء الإدارية في الوقت نفسه.
الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية وفقًا للجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) والباب السابع
لا يقتصر الامتثال لإجراءات التحقق من الخلفية الجنائية على قانون «FCRA» فحسب. بل يتعين على أرباب العمل أيضًا فهم كيفية تأثير إرشادات لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) بشأن التحقق من الخلفية الجنائية، وكذلك الباب السابع من قانون الحقوق المدنية، على استخدام السجل الجنائي في عملية التوظيف. والقضية الأساسية ليست ما إذا كان بإمكان صاحب العمل أخذ السجلات الجنائية في الاعتبار من الأساس، بل ما إذا كانت السياسة تُطبق بشكل عادل ومتسق، وبطريقة ترتبط بالوظيفة وتستند إلى الضرورة التجارية. ولهذا السبب، يتطلب الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية الشخصية وجود عملية فحص قانونية وسياسة توظيف قادرة على الصمود أمام تدقيق لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC).
ما ينص عليه الباب السابع فيما يتعلق بفحص السجلات الشخصية
بموجب الباب السابع وإرشادات الإنفاذ الصادرة عن لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC)، يجوز لأصحاب العمل إجراء تحريات عن الخلفية الشخصية، لكن لا يجوز لهم استخدام السجلات الجنائية بطرق تؤدي إلى تمييز غير قانوني. وتسلط لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) الضوء على مخاطرين رئيسيين هما:
- المعاملة التمييزية، حيث يُعامل المرشحون معاملة مختلفة بسبب سمة محمية، و
- التأثير التمييزي، حيث تؤدي سياسة محايدة إلى استبعاد أفراد مجموعة محمية بشكل غير متناسب.
ولهذا السبب تُعد السياسات العامة التي تشترط «عدم وجود سوابق جنائية» سياسات محفوفة بالمخاطر. فإذا استبعد صاحب العمل تلقائيًا أي شخص لديه سجل جنائي، دون النظر في تفاصيل الجريمة أو مهام الوظيفة، فقد يكون من الصعب الدفاع عن هذه السياسة. وهذا يعكس المبدأ الراسخ القائل بأن القرارات المتعلقة بالسجل الجنائي يجب أن ترتبط بالمخاطر الفعلية للوظيفة، لا أن تُطبق كاستثناءات شاملة.
ولهذا السبب تُعد السياسات العامة التي تشترط «عدم وجود سوابق جنائية» سياسات محفوفة بالمخاطر. فإذا استبعد صاحب العمل تلقائيًا أي شخص لديه سجل جنائي، دون النظر في تفاصيل الجريمة أو مهام الوظيفة، فقد يكون من الصعب الدفاع عن هذه السياسة. وهذا يعكس المبدأ الراسخ القائل بأن القرارات المتعلقة بالسجل الجنائي يجب أن ترتبط بالمخاطر الفعلية للوظيفة، لا أن تُطبق كاستثناءات شاملة.
«العوامل الخضراء»: التقييم الفردي للسجلات الجنائية
يستند الإطار العملي الذي وضعته لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) بشأن استخدام السجلات الجنائية إلى 3 عوامل يجب على أرباب العمل مراجعتها قبل اتخاذ أي إجراء:
- طبيعة الجريمة وخطورتها
- المدة التي انقضت منذ ارتكاب الجريمة أو السلوك أو انتهاء مدة العقوبة
- العلاقة بين السجل ومهام الوظيفة
يساعد هذا النوع من المراجعة الفردية أرباب العمل على الابتعاد عن الاستثناءات «الموحدة التي تنطبق على الجميع» والتوجه نحو قرارات توظيف يمكن الدفاع عنها بشكل أفضل. كما يتماشى ذلك مع الفوائد الأوسع نطاقاً التي تعود على أرباب العمل من عمليات التحقق من الخلفية، عندما يتم إجراء الفرز بشكل مدروس بدلاً من أن يكون تلقائياً.
الخصائص المحمية التي يجب تجنبها
يجب على أرباب العمل توخي الحذر بشكل خاص عندما تكشف عملية التحقق من الخلفية عن معلومات مرتبطة بخصائص محمية مثل العمر، أو الجنسية، أو الحمل، أو الميل الجنسي، أو الإعاقة، أو النوع الاجتماعي، أو الدين، أو العرق. وحتى لو لم يكن صاحب العمل ينوي أبدًا استخدام تلك المعلومات، فإن الاطلاع عليها قد يشكل خطرًا إذا بدا أن قرارًا يُتخذ لاحقًا مرتبطًا بصفة محمية.
توضح الموارد التي توفرها لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) بشأن قضايا الاعتقال والإدانة أن النهج الأكثر أمانًا هو التركيز فقط على المعلومات المتعلقة بالوظيفة، واتباع عملية منظمة تحد من التعرض غير الضروري للتفاصيل المحمية.
وهذا أحد الأسباب التي تدفع العديد من أرباب العمل إلى الاعتماد على شركاء خارجيين متخصصين في الفرز وعلى إجراءات مراجعة موحدة: فهي تساعد في تركيز الاهتمام على النتائج ذات الصلة بالوظيفة، مع الحد في الوقت نفسه من التعرض غير الضروري للمعلومات المحمية.
قوانين «حظر الخانة» وقانون «الفرصة العادلة للمنافسة»
لا يقتصر الامتثال لقواعد التحقق من الخلفية الجنائية على ما يمكن لأصحاب العمل فحصه فحسب، بل يتعلق أيضًا بالوقت الذي يمكنهم فيه الاستفسار عن السجل الجنائي. وهنا يأتي دور قوانين «حظر الخانة» وقانون «الفرصة العادلة للمنافسة». لا تحظر هذه القواعد إجراء التحقق من الخلفية الجنائية بشكل قاطع. بل إنها تقيد توقيت الاستفسار عن السجل الجنائي، وتُلزم أرباب العمل في العديد من الولايات بالانتظار حتى مرحلة متأخرة من عملية التوظيف — غالبًا بعد تقديم عرض عمل مشروط — قبل اللجوء إلى خدمات التحقق من السجل الجنائي.
ما تنص عليه قوانين «إلغاء خانة السوابق الجنائية»
بعبارة بسيطة، تهدف قوانين «حظر الخانة» إلى إزالة الأسئلة المتعلقة بالسجل الجنائي من المرحلة الأولى من عملية التوظيف. وعلى مستوى الولايات والمدن، تختلف القواعد بشكل كبير، لكن الاتجاه العملي واضح: يتعين على العديد من أرباب العمل الانتظار حتى صدور عرض العمل المشروط قبل الاستفسار عن السجل الجنائي أو طلب إجراء فحص للسجل الجنائي.
قانون «الفرصة العادلة للتنافس على الوظائف» (FCA)
على المستوى الفيدرالي، ينطبق «قانون تكافؤ الفرص في المنافسة» على الوكالات الفيدرالية والشركات الخاصة التي تسعى للحصول على عقود فيدرالية. وبشكل عام، يحظر هذا القانون الاستفسار عن السجل الجنائي إلا بعد تقديم عرض عمل مشروط.
بالنسبة للمقاولين الفيدراليين، يعني ذلك حذف الأسئلة المتعلقة بالسجل الجنائي من استمارات التوظيف، وعدم طرحها خلال المقابلات، والانتظار حتى مرحلة العرض المشروط قبل طلب تلك المعلومات.
الولايات والمدن التي تطبق قوانين «حظر خانة السوابق الجنائية»
لم تعد قوانين «حظر الخانة» تقتصر على عدد قليل من الولايات القضائية. ووفقًا لـ«المشروع الوطني لقوانين العمل»، فقد اعتمدت أكثر من 37 ولاية وأكثر من 150 مدينة ومقاطعة شكلاً ما من أشكال سياسة «الفرصة العادلة».
ومن بين الولايات التي تحظى بأكبر قدر من الاهتمام: كاليفورنيا، ومدينة نيويورك، وكولورادو، وماساتشوستس، وإيلينوي، حيث تفرض جميعها قيودًا زمنية أو إجرائية ملموسة على الأوقات التي يمكن فيها أخذ السجل الجنائي في الاعتبار. ويُبرز القسم التالي، المخصص لكل ولاية على حدة، أهم الاختلافات التي يجب على أرباب العمل معرفتها.
الامتثال لقوانين التحقق من الخلفية حسب الولاية: المتطلبات الأساسية لأصحاب العمل
يحدد القانون الفيدرالي المعايير الأساسية، لكن الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية الجنائية على مستوى كل ولاية هو غالبًا المكان الذي تظهر فيه أكبر الاختلافات القانونية. وبالنسبة لأصحاب العمل الذين يعملون في عدة ولايات، يكمن التحدي الحقيقي في أن متطلبات التحقق من السجلات الجنائية قد تتغير حسب المكان الذي سيعمل فيه الموظف، لا سيما فيما يتعلق بتوقيت تطبيق مبدأ «حظر الخانة» (ban-the-box)، والقيود المفروضة على التحقق من السجل الائتماني، وفترات الرجوع إلى الماضي، وقواعد الخصوصية على وسائل التواصل الاجتماعي، وقوانين «الصفحة البيضاء» (clean slate).
الجدول أدناه هو ملخص عملي يهدف إلى تقديم إرشادات عامة فقط. ونظرًا لأن القوانين المتعلقة بفحص السجلات الشخصية تتغير باستمرار، يجب التحقق من صحة المعلومات المتعلقة بكل ولاية قبل النشر، كما ينبغي على أرباب العمل استشارة مستشار قانوني قبل الاعتماد على أي قاعدة فحص خاصة بولاية معينة.
ملاحظة: هذا الجدول هو ملخص يهدف إلى تقديم إرشادات عامة فقط، ويجب التحقق من صحة المعلومات الواردة فيه قبل نشره. تتغير المتطلبات القانونية المتعلقة بفحص السجلات الجنائية على مستوى الولايات والمستوى المحلي بشكل متكرر، وينبغي على أرباب العمل استشارة مستشار قانوني بشأن الاختصاصات القضائية الخاصة بهم.
كاليفورنيا
تُشكل ولاية كاليفورنيا واحدة من أكثر الولايات التي تتعرض فيها جهات العمل لمخاطر قانونية في البلاد، وذلك بسبب إمكانية تطبيق عدة قواعد توظيف في آن واحد. وقد يتعين على جهات العمل مراعاة «قانون الفرص العادلة»، و«قانون وكالات إعداد التقارير الاستقصائية عن المستهلكين» (ICRAA)، والحماية المتعلقة باستخدام القنب خارج أوقات العمل، وحظر الولاية على الاستفسار عن تاريخ الرواتب، وذلك ضمن نفس إجراءات التوظيف.
بالنسبة للعديد من أرباب العمل، تُعد كاليفورنيا المثال الأوضح على السبب الذي يجعل السياسة الوطنية الواحدة نادراً ما تحل جميع مشكلات الامتثال المتعلقة بفحص الخلفية.
مدينة نيويورك
يُعد «قانون الفرص العادلة» في مدينة نيويورك أحد أكثر قوانين الفرص العادلة المحلية تفصيلاً على مستوى البلاد. فهو ينص فعليًّا على إجراء فحص للخلفية الجنائية على مرحلتين، مما يحد بشكل كبير من الأسئلة التي يمكن لأصحاب العمل طرحها قبل تقديم عرض عمل مشروط، ثم يفرض إجراءً منظمًا قبل اتخاذ أي إجراء سلبي عقب مراجعة السجل الجنائي.
يجب على أرباب العمل الذين يوظفون موظفين في مدينة نيويورك ألا يفترضوا أن القواعد المعمول بها على مستوى الولاية كافية، لأن المتطلبات المحلية للمدينة غالبًا ما تشكل الخطر الحقيقي فيما يتعلق بالامتثال.
إلينوي
يواجه أرباب العمل في ولاية إلينوي تحليلاً أكثر تعقيداً مقارنةً بالعديد من الولايات الأخرى. وبموجب قانون حقوق الإنسان في إلينوي، يتعين على أرباب العمل عمومًا تقييم ما إذا كانت الإدانة ذات صلة جوهرية بالوظيفة قبل اتخاذ أي إجراء سلبي، وفي منطقة شيكاغو، قد تضيف القواعد المحلية — مثل الأمر التنفيذي الصادر عن مدينة شيكاغو — مستوىً إضافيًا من متطلبات الامتثال.
بالنسبة للعديد من أرباب العمل، لا يتعلق الأمر في ولاية إلينوي بقاعدة واحدة بقدر ما يتعلق بتطبيق التقدير الخاص بكل دور على نحو متسق.
أفضل الممارسات المتعلقة بالامتثال لإجراءات التحقق من الخلفية الجنائية لأصحاب العمل
استخدم قائمة المراجعة هذه لتعزيز الامتثال لإجراءات التحقق من الخلفية وبناء عملية فرز يمكن الدفاع عنها بشكل أفضل:
- استخدم نموذج إفصاح مستقل وفقًا لقانون الإفصاح عن الائتمان العادل (FCRA) خالٍ من أي عبارات غير ذات صلة.
- يجب الحصول على موافقة خطية موقعة قبل طلب إجراء أي فحص للخلفية.
- يجب تطبيق سياسة التحقق من الخلفية بنفس الطريقة وبشكل متسق على جميع الوظائف المماثلة.
- يجب إتمام إجراءات اتخاذ الإجراء السلبي بالكامل، المكونة من 3 خطوات، قبل رفض المرشح بناءً على نتائج التقرير.
- تحقق من المتطلبات الحكومية والمحلية المتعلقة بتوقيت تطبيق مبدأ «حظر الإشارة إلى السجل الجنائي»، وقواعد الرجوع إلى الماضي، والقيود المفروضة على التحقق من السجل الائتماني.
- تقييم السجلات الجنائية على أساس فردي باستخدام «عوامل غرين» بدلاً من قواعد الاستبعاد الشاملة.
- التعاون مع مزود خدمات فحص يتوافق مع قانون FCRA ويساعد في الحد من مخاطر الامتثال من جانب المزود، مثل خدمات فحص الخلفية الوظيفية.
- يجب الاحتفاظ بسجلات الإفصاح والموافقة والإجراءات السلبية لأغراض التوثيق.
- قم بمراجعة سياستك وتحديثها سنويًّا ، لأن القوانين المتعلقة بالتحقق من السجلات الشخصية تتغير باستمرار.
خاتمة
الامتثال لمتطلبات التحقق من الخلفية ليس مهمة تُنفَّذ مرة واحدة فقط. فهو يتطلب من أرباب العمل إدارة المتطلبات الفيدرالية، وتوجيهات لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC)، والقواعد على مستوى الولايات والمستوى المحلي، والتزامات الإفصاح، وإجراءات اتخاذ الإجراءات السلبية، كجزء من عملية توظيف متسقة. ومع استمرار تطور هذه القوانين، فإن النهج الأكثر أمانًا هو التعامل مع الامتثال باعتباره سير عمل مستمرًا، وليس كخطوة نهائية بعد طلب إعداد التقرير.
بالنسبة لأصحاب العمل الذين يرغبون في الحصول على دعم إضافي، تساعد AIS في جعل سير العمل هذا أكثر سهولة من خلال تقديم تقارير متوافقة مع قانون FCRA، ودعم عمليات الإفصاح والتفويض، وتقديم إرشادات بشأن إجراءات الإجراءات السلبية بما يتماشى مع المتطلبات التي تتناولها هذه المقالة. كما توفر AIS تغطية تعويضية للمساعدة في تقليل مخاطر الامتثال من جانب مقدمي الخدمة.